Qu'est-ce que le traitement de back office?
Le traitement administratif consiste à traiter des documents pour que les commandes soient exécutées ou que les documents entrent en vigueur. À l'exception de rares cas, tout le traitement est techniquement back-office. Le terme "traitement administratif" est un terme général qui implique le traitement de presque tous les documents; il y a le traitement de la paie, le traitement de la facture et le traitement de la base de données, entre autres. Alors que la plupart des entreprises effectuent ce traitement dans leurs propres back-offices, certaines externalisent leurs activités vers d’autres entreprises fournissant des services de back office. Le traitement d'un document peut être effectué manuellement, automatiquement ou avec une combinaison des deux; l'essentiel du traitement au début du 21ème siècle est un mélange.
Lorsqu'un formulaire ou un fichier est rempli, par un consommateur ou par un employé, il doit être traité pour que le formulaire prenne effet. Les employés du back office - des employés qui soutiennent l'entreprise mais ne sont pas vus par les clients - effectuent ce traitement. Parfois, un employé du guichet effectue le traitement, par exemple un représentant de la banque traite un formulaire devant un client pour déterminer s’il est éligible à une carte de crédit, mais la plupart du traitement est un traitement de back office. Cela permet au front office d’interagir avec le client, sans que celui-ci n’attende l’entrée d’un formulaire dans l’ordinateur.
Les documents traités dans le traitement back-office varient. Les employés du back office peuvent traiter les demandes de paie, les factures des fournisseurs, la facturation des clients, les documents de vérification et de nombreux autres fichiers et formulaires. Si une entreprise a un formulaire ou un fichier, elle passera généralement par ce service administratif à un moment donné.
Si le traitement administratif est requis, il peut être effectué en interne ou par une autre société. La plupart des entreprises utilisent un back-office interne, car elles peuvent directement superviser l'agent de back-office. Cela aide à réduire les risques de vol ou de falsification de documents sensibles. Les entreprises peuvent également commander des services de back-office à des entreprises indépendantes pour effectuer les mêmes tâches.
Les documents peuvent être traités manuellement, automatiquement ou en combinant les deux. Le traitement manuel du back-office ne nécessite pas d'ordinateur. Au lieu de cela, l’employé du back-office écrit simplement les informations dans un livre. Le traitement automatique est entièrement effectué par ordinateur, sans interaction humaine. La plupart des traitements impliquent les deux méthodes; L'employé du back-office saisira les informations dans un ordinateur, qui ajoutera le document à une base de données et effectuera toute autre étape de traitement requise.