Qu'est-ce qu'un achat de soumission?
L'offre d'achat est un système dans lequel les entreprises à la recherche d'un produit ou d'un service permettent à d'autres entreprises ou particuliers de soumettre des offres concurrentes afin d'obtenir le droit de fournir le produit ou le service demandé. Ce processus est également appelé "appel d’offres", car la société ayant besoin du produit ou du service fait appel à des fournisseurs pour leur présenter leur meilleure offre. L'achat des offres est souvent géré par l'agent acheteur de l'entreprise à la recherche d'un produit ou d'un service. Cette personne a le pouvoir d'attribuer des contrats aux fournisseurs de l'offre gagnante.
La plupart des entreprises qui comptent sur les produits ou services de tiers disposent d’un service d’approvisionnement. Ces sociétés incluent celles qui ont besoin de matières premières pour produire leur produit fini, telles que des entreprises de fabrication, des monteurs d’ordinateurs ou des revendeurs, entre autres. La société demandant les offres exposera également les exigences de chaque offre dans un document appelé demande de proposition (RFP). La demande de proposition décrit la procédure que les soumissionnaires doivent suivre pour soumettre leurs offres. Cela comprend généralement le prix auquel le fournisseur fournira un produit ou service et le délai dans lequel il sera livré.
Les installations gouvernementales utilisent généralement le système d’achat d’offres pour obtenir plusieurs offres équitables pour tout produit ou service dont elles ont besoin. Il s’agit d’éviter toute irrégularité lors de l’attribution d’un contrat. Par exemple, la General Service Administration (GSA) des États-Unis compte plusieurs départements qui gèrent le système de passation des marchés. La GSA dispose d’un site Web répertoriant toutes les possibilités de contact et leurs instructions d’enchère associées.
La plupart des systèmes de passation des marchés des offres exigent que le gagnant soit le plus bas prix. Cependant, certains systèmes reposent sur une combinaison de variables, telles que le délai de livraison, la probabilité de défaillance du fournisseur et le crédit fournisseur. Pour soumettre une offre, un fournisseur potentiel doit uniquement s'enregistrer auprès de la société demandant l'offre et préparer son offre conformément aux règles et directives spécifiques du contrat.
Le soumissionnaire retenu est informé par le responsable des achats et se voit officiellement attribuer le contrat. Le fournisseur dispose d’un certain délai pour livrer son produit ou service. Si le produit ou le service ne peut pas être livré à temps, le contact peut être annulé et le processus de sélection des offres recommencé. Le fournisseur qui n'a pas pu livrer à temps est généralement empêché de soumettre des offres supplémentaires pour le même contrat.