Qu'est-ce que la gestion des processus métier?

Le terme gestion des processus métier est utilisé pour expliquer la manière dont les tâches et les procédures suivies pour exécuter les fonctions de chaque poste dans une entreprise sont effectuées. La gestion du processus de gestion incombe généralement au chef de département ou au chef d’équipe. Au sein d’une grande entreprise d’un secteur hautement réglementé, il peut disposer d’un bureau dédié à la gestion des processus métiers.

Il existe cinq catégories d’activités dans le cycle de vie de la gestion des processus métiers; conception, modélisation, exécution, surveillance et optimisation. Ces catégories s’appliquent de manière cohérente à l’ensemble des processus de gestion, indépendamment de l’échelle ou du secteur. Chaque activité doit être complétée dans l'ordre.

L'aspect conception de la gestion des processus métier nécessite un examen du processus en cours, des problèmes connus et de la conception d'un processus métier idéal. La conception des processus ne devrait pas se limiter aux systèmes informatiques, mais devrait intégrer des processus interpersonnels, une interaction humaine avec les systèmes et des connexions système à système. Assurez-vous que la nouvelle conception couvre la procédure d'exploitation standard, les contrats de niveau de service, les escalades et le flux de travail du processus.

La modélisation implique une analyse critique de la gestion des processus métier proposée. Au cours de ce processus, le personnel examine de près les détails de la conception et complète l'analyse de la performance dans une série de scénarios possibles. Cette activité teste l’impact de diverses décisions sur le processus et l’activité en général.

La phase d'exécution ou de mise en œuvre est celle où l'impact des décisions prises lors des phases de conception et de modélisation est ressenti. Très souvent, les systèmes sont sélectionnés pour résoudre les problèmes de gestion des processus métier. L'utilisation appropriée de la technologie peut générer d'énormes avantages pour l'entreprise, faciliter la mise en œuvre de la gestion des processus métier acceptée et garantir l'application cohérente du nouveau processus dans l'ensemble de l'entreprise.

La mise en œuvre effective d'un système de gestion des processus métier est un projet complexe, à la fois en termes d'échelle et de coût. Pour améliorer la gestion des processus métier dans une organisation, il est nécessaire de modifier les pratiques et routines reconnues par le personnel que les employés connaissent bien et dans lesquels ils sont à l'aise. Ce type de changement n'est jamais facile.

Le suivi des modifications apportées au stade de l'exécution est souvent négligé. À ce stade, une certaine «fatigue du changement» s'est installée. Le personnel ne peut absorber autant de changements au sein d'une organisation que dans un certain laps de temps. Le fait de ne pas consacrer le niveau de ressources approprié à cette étape entraîne une occasion manquée d’apporter des ajustements en temps voulu. Tout retard dans l'ajustement du système de gestion des processus de l'entreprise ou de l'utilisation de l'outil par le personnel coûte de l'argent en erreurs et en temps, ainsi qu'une augmentation des risques pour l'entreprise.

L'optimisation de la gestion des processus métier commence généralement six à 12 mois après la mise en place du système. À ce stade, les entreprises peuvent commencer à accepter les améliorations recommandées du processus par le personnel et la direction. Ces changements améliorent les performances du système, ainsi que leur efficacité et le succès de la gestion des processus métiers.