Qu'est-ce que la facturation centralisée?
La facturation centralisée est une technique d’achat dans laquelle des entreprises indépendantes achètent leurs stocks à un grossiste plutôt qu’à des fournisseurs individuels. Cette méthode d’entreprise bien connue permet aux entreprises d’exploiter leur pouvoir d’achat collectif, ce qui leur permet d’obtenir des remises en gros. La facturation centralisée aide non seulement les magasins à maintenir des prix bas et des bénéfices élevés, mais simplifie également le processus de facturation et d'administration pour les entreprises et leurs fournisseurs.
Dans un scénario de facturation traditionnel, les magasins tiennent les stocks de fournisseurs individuels. Par exemple, un dépanneur reçoit des livraisons de boissons, d’aliments, de bonbons, de lait et d’autres produits. Ce magasin n’achète probablement qu’une petite quantité de chacun de ces produits et ne reçoit donc que très peu de rabais de ses fournisseurs. Le propriétaire du magasin est obligé de suivre chacun de ses comptes séparément et d’écrire des dizaines ou des centaines de chèques chaque mois pour chaque fournisseur. Le fournisseur doit également traiter avec un grand nombre d'acheteurs, y compris la facturation et la collecte auprès de chaque entreprise.
Un scénario de facturation centralisée permet aux entreprises d’acheter et de vendre des biens selon un processus beaucoup plus simple. Dans la facturation centralisée, un grossiste agit comme intermédiaire entre les détaillants et les fournisseurs. Chaque magasin qui travaille avec ce grossiste dispose de son propre compte, auquel il peut facturer tous les stocks pour le mois. À la fin du mois, chaque fournisseur envoie au grossiste une facture unique pour toutes les livraisons aux magasins que ce grossiste représente. Le grossiste envoie à son tour une facture unique à chaque magasin, reflétant tous les achats effectués sur le compte de ce magasin pour le mois entier.
Pour les magasins et les entreprises individuels, la facturation centralisée simplifie considérablement le processus de comptabilité chaque mois. Le magasin envoie un seul chèque au grossiste au lieu d’envoyer des chèques à chaque fournisseur. Pour les fournisseurs de produits, la facturation centralisée élimine le besoin de collecter et de traiter les chèques de chaque magasin et permet au fournisseur de traiter un chèque du grossiste chaque mois. En utilisant un grossiste, les fournisseurs réduisent également le temps et l'argent consacrés aux recouvrements, ainsi que le risque de non-paiement.
Du point de vue du fournisseur, le grossiste achète de grandes quantités de produits par rapport aux petits volumes achetés par les magasins individuels. Cela encourage les fournisseurs à offrir des remises sur ces achats volumineux afin de conserver l'activité du grossiste. Ces remises maintiennent les prix bas et permettent aux magasins de rester rentables tout en payant le grossiste pour leurs services.
Dans de nombreuses applications de facturation centralisée, le grossiste sert d’intermédiaire entre le fournisseur et l’acheteur. Dans certains cas, cependant, ce grossiste peut décider de jouer le rôle d’entrepôt. Au lieu de gérer simplement les factures, le grossiste achète des marchandises en vrac et les vend aux magasins, ce qui se traduit par des marges bénéficiaires plus élevées pour la société de vente en gros.