Qu'est-ce que la facturation par cycle?
La facturation par cycle est une stratégie de facturation qui implique la création et la mise à jour quotidienne des soldes impayés des comptes clients. Cette approche permet de préparer une facture unique couvrant une période ou un cycle complet, plutôt que de facturer aux clients des biens et des services au cas par cas. Le modèle de facturation par cycle présente des avantages qui s'appliquent à la fois au fournisseur et au client.
De nombreux types d’entreprises utilisent la facturation par cycle. Les entreprises de services publics mettent régulièrement à jour les comptes clients sur le montant d'utilisation engagé pour une période ou un cycle donné. En règle générale, la période de facturation sera de trente jours ou un mois civil. Pendant ce temps, le compte client est mis à jour de temps à autre, reflétant l'utilisation par le client du service fourni. À la fin du cycle en cours, la facture pour l'ensemble des trente jours est finalisée et transmise au client pour paiement.
Divers services de télécommunication utilisent également la facturation par cycle. Par exemple, un bureau de téléconférence calcule souvent le coût de chaque conférence téléphonique tenue par un client donné et ajoute les frais et les détails à une facture établie spécifiquement pour ce cycle. En supposant que le client organise une téléconférence hebdomadaire, la facture du cycle comportera des informations et des frais relatifs à chacun de ces appels, généralement classés par ordre chronologique sur la facture.
L'utilisation de la facturation par cycle procure des avantages à toutes les personnes concernées. Pour le fournisseur, utiliser ce modèle plutôt que d'émettre des factures individuelles pour chaque commande ou événement signifie que moins de temps est consacré à la préparation, au contrôle, à l'impression et à l'envoi de factures aux clients. Étant donné que toute l'activité d'un seul cycle de facturation apparaît sur une seule facture, le fournisseur gagne également du temps et des ressources en aval, lorsque les paiements sont reçus et doivent être enregistrés dans les documents comptables de l'entreprise.
Pour les clients, la facturation par cycle permet de n'avoir qu'une seule facture à gérer au cours du cycle, plutôt que de gérer un flux régulier de factures à payer. Le client économise également du temps et éventuellement de l’argent, si le paiement de chaque facture entraîne des frais, tels que des frais d’affranchissement ou des frais pour l’acceptation d’un paiement en ligne. De nombreux clients se concentrent davantage sur la commodité de cette approche, en particulier si les paiements multiples sont soumis à une dépense minime, voire nulle.
La facturation par cycle est normalement utilisée lorsque la relation entre client et fournisseur est régie par un contrat ou est de nature permanente. Il n’est pas rare que le client subisse une vérification de sa solvabilité avant que le fournisseur n’ait conclu ce type d’entente avec le client potentiel. Le modèle fonctionne bien pour les comptes de carte de crédit, les services publics et même pour les onglets dans les clubs ou les magasins locaux. Les entreprises qui vendent des produits par correspondance ou par l'intermédiaire de vitrines en ligne ne peuvent pas utiliser cette méthode, préférant facturer chaque commande à mesure qu'elle est passée et demander le paiement à l'avance.