Qu'est-ce que la dématérialisation?
Aussi connue sous le nom de DEMAT, la dématérialisation est un processus qui s'éloigne de l'utilisation de la documentation physique pour conserver des enregistrements financiers. Au lieu de cela, la dématérialisation utilise des outils de tenue de registres électroniques afin de suivre tous les types de transactions financières. La gamme de documents pouvant être gérée efficacement avec des applications logicielles comprend à peu près tout, des enregistrements comptables de base aux certificats de stock.
L'un des principaux avantages de cette approche de la comptabilité électronique est qu'il n'est plus nécessaire de stocker physiquement des copies des bilans et autres documents comptables. Grâce à la technologie de numérisation, il est même possible de créer des copies électroniques des documents justificatifs fournissant des références pour les postes individuels des enregistrements comptables électroniques. Tout peut être logé facilement sur un disque dur ou un serveur. Afin de prévenir toute perte ou corruption, les fichiers de sauvegarde peuvent être facilement créés et stockés hors site.
La dématérialisation permet, parallèlement aux écritures comptables de base, de supprimer le recours aux certificats d’actions physiques. Les copies électroniques des stocks peuvent être archivées pour une récupération facile. Si l’actionnaire a besoin d’exemplaires rapidement, ceux-ci peuvent être consultés et transmis par des moyens électroniques, tels que la messagerie électronique ou une transmission FTP protégée.
La dématérialisation permet également aux personnes autorisées de travailler avec les mêmes documents en même temps. Avec les méthodes de comptabilité physique, il est souvent difficile pour deux personnes de travailler sur les livres en même temps. Lorsque le processus de comptabilité est totalement électronique, plusieurs personnes peuvent exécuter différentes fonctions en même temps. Il est possible pour une équipe de créer de nouvelles factures, d’enregistrer des paiements reçus pour des factures antérieures et de préparer un grand nombre de rapports en même temps.
Il ne fait aucun doute que le processus de dématérialisation peut profiter aux utilisateurs de plusieurs manières. La tenue des dossiers nécessite beaucoup moins d'espace, est facilement accessible depuis des sites distants et permet à plusieurs utilisateurs d'accéder simultanément aux livres de comptabilité. Actuellement, il existe des progiciels de comptabilité et de comptabilité gratuits et payants qui peuvent aider toute entreprise ou organisation à atteindre facilement l'état de dématérialisation. Dans le cas des logiciels de comptabilité, il existe également des produits en ligne permettant à un particulier ou à une entreprise d’établir un ensemble de livres virtuels. Sécurisées sur les serveurs du produit, les personnes autorisées peuvent accéder aux enregistrements et les utiliser à partir de n’importe quel emplacement disposant d’une connexion Internet active.