Qu'est-ce que l'assemblage de documents?
L'assemblage de documents consiste à créer des documents électroniques en utilisant des segments de documents préexistants pour compiler ou assembler un nouveau document. Ce processus peut être géré manuellement ou utiliser divers types de logiciels pour associer automatiquement des modèles à des sources de données afin d'assembler le nouveau document. Ce processus peut être utilisé avec succès depuis la création d'un nouveau contrat jusqu'à la préparation de lettres pour une nouvelle campagne de vente.
Le processus réel d'assemblage de documents implique l'utilisation d'un logiciel de traitement de texte en tant qu'outil de base pour créer le nouveau document. Dans son approche la plus simple, cela implique l’utilisation d’un document vierge comme point de départ du projet. Le compilateur ouvre ensuite d’autres documents de traitement de texte déjà stockés, en localisant des sections ou des segments pertinents pour l’objet du nouveau document. Les outils fournis avec le logiciel permettent ensuite au compilateur de copier le texte souhaité à partir des documents plus anciens et de coller ce même texte dans le nouveau document. Le compilateur peut également ajouter du texte frais pour relier tous les segments collés en un flux d'informations cohérent et logique, ajuster la taille, les couleurs et les types de police en fonction du but du nouveau document, puis enregistrer et stocker le document jusqu'à ce qu'il soit nécessaire. pour la distribution.
Bien que le processus d’assemblage de documents puisse être géré manuellement, il est également possible d’utiliser des options logicielles avancées pour récupérer automatiquement les données stockées et les importer dans le nouveau document. Par exemple, si une équipe de vente souhaitait préparer des lettres annonçant la sortie d’un nouveau produit pour ses clients existants, le corps du nouveau modèle de lettre pourrait être assemblé en important du texte à partir d’une brochure de vente. Un autre document pourrait fournir la copie électronique du générique de la société. Pour terminer le projet, le logiciel d'assemblage de documents accède ensuite à la base de données des ventes et importe les noms et adresses des clients dans les champs appropriés du nouveau modèle de lettre. À ce stade, les lettres peuvent être imprimées ou envoyées par courrier électronique à tous les clients.
L'un des avantages de l'assemblage de documents est que cette approche permet de gagner beaucoup de temps. Par exemple, la préparation d’un grand nombre de lettres de vente aux fins de distribution peut prendre des heures, voire des jours, en fonction du nombre de lettres à adresser et à imprimer. En utilisant un logiciel pour gérer le processus d'assemblage, ce qui serait autrement un projet d'une journée peut être achevé en deux heures ou moins. De ce point de vue, l’assemblage de documents contribue à accroître la productivité, ce qui permet finalement à l’entreprise d’être plus rentable.