Qu'est-ce que l'approvisionnement électronique?
L'approvisionnement électronique est le processus d'achat de matériel sur Internet. La définition même de l’approvisionnement électronique consiste à utiliser des systèmes informatiques pour gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement, de l’achat au paiement. Le contraire des achats électroniques est le commerce électronique. Dans le commerce électronique ou le commerce électronique, la société héberge un site Web et une infrastructure permettant aux clients d’acheter du matériel en ligne. Un processus d'approvisionnement électronique consiste à utiliser le site Web de commerce électronique d'une autre société.
Afin de configurer les achats électroniques, trois éléments doivent être résolus: le processus opérationnel, l'intégration au système comptable et le support. La principale raison de la mise en œuvre de ce type d’approvisionnement est la réduction des coûts pour le service des achats. L'efficacité accrue réduit le temps du personnel et le niveau d'effort requis pour mettre à jour le système d'achat manuellement, ainsi que pour gérer le processus des comptes fournisseurs.
Deux processus opérationnels sont utilisés: centralisé et décentralisé. Dans un modèle centralisé, les utilisateurs sélectionnent leurs produits à partir d'un outil d'achat en ligne ou saisissent les détails de leur demande d'achat en remplissant un formulaire en ligne. Ces demandes sont adressées au personnel central des achats, qui les examine, ajoute des comptes internes, sélectionne le fournisseur, puis soumet le bon de commande. Le rôle principal du personnel chargé des achats est de s'assurer que le fournisseur approprié est sélectionné et de regrouper des commandes similaires.
Dans un modèle décentralisé, chaque personne ou service peut utiliser l'outil en ligne pour créer des commandes d'achat de biens ou de services. Ces commandes sont envoyées directement au fournisseur. Il n'y a pas d'interaction avec le service des achats interne.
La grande majorité des entreprises disposant des ressources nécessaires pour prendre en charge les achats électroniques sont suffisamment grandes pour disposer d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou d’un système de comptabilité intégré. Ces types de systèmes intègrent toutes les fonctions administratives de l'entreprise, ce qui permet une plus grande flexibilité et une plus grande délégation des responsabilités. Le module d'approvisionnement est généralement intégré au système comptable, ce qui permet de traiter les commandes d'achat et les paiements de facture via l'un ou l'autre module.
L'approvisionnement électronique nécessite du personnel de soutien à la fois en interne et au niveau des fournisseurs. Certaines entreprises créent un service clientèle dédié à la formation, à la documentation et au support du système électronique. D'autres intègrent toutes les fonctions administratives dans un seul groupe de support.
Les achats électroniques devraient connaître une croissance régulière au cours des cinq à dix prochaines années, les entreprises cherchant à réduire les inefficacités, à utiliser davantage la technologie et à améliorer les processus opérationnels. Il existe toute une gamme de sociétés de logiciels spécialisées dans ce domaine. En outre, de nombreuses entreprises de logiciels de comptabilité ajoutent cette fonction à leur offre standard pour répondre à la demande des clients.