Qu'est-ce que la gestion des factures?
La gestion des factures est une fonction commerciale interne chargée de gérer les documents des fournisseurs. Les factures représentent un document source en comptabilité. Les documents source décrivent des informations spécifiques relatives à une transaction financière. Les fournisseurs fournissent généralement des services extérieurs tels que la maintenance, les services publics, les fournitures de bureau ou la publicité pour les entreprises. Les fournisseurs représentent les entreprises qui fournissent aux entreprises des ressources économiques. Les ressources économiques comprennent les matières premières et la main-d’œuvre directe nécessaires à la production de biens de consommation ou de services. Les entreprises utilisent des processus de gestion des factures pour garantir que les fournisseurs et les fournisseurs reçoivent le paiement dans les délais.
Un processus commun de gestion des factures est le système de correspondance à trois voies qui se trouve dans les fonctions de comptabilité fournisseurs. Les bons de commande représentent les informations internes de la société qui fournissent aux personnes une autorisation spécifique pour acheter des articles auprès de fournisseurs. Deux copies des bons de commande existent généralement dans une entreprise. L'un est envoyé au fournisseur ou au fournisseur et l'autre est conservé au service de la comptabilité de l'entreprise. Ce document entre en jeu plus tard au cours du processus de gestion des factures.
Les entreprises utilisant des logiciels de technologie d'entreprise peuvent utiliser des copies électroniques des commandes d'achat. Plutôt que de conserver une copie papier dans un fichier, les entreprises peuvent numériser ces informations dans une base de données de serveur. Cela permet aux utilisateurs de consulter ou de récupérer le bon de commande au besoin. Les logiciels professionnels peuvent également augmenter la précision des informations sur les commandes d'achat.
Le second document du système de gestion de la facture de match à trois correspond au ticket de réception. Le ticket de réception indique que tous les biens ou services ont été reçus par la société conformément au bon de commande. La réception des tickets est généralement la responsabilité de l’entrepôt ou du personnel administratif de la société. Une copie du bon de commande et du ticket de réception est envoyée à la comptabilité pour finaliser le paiement de la facture.
De nombreux fournisseurs et fournisseurs offrent aux clients un délai de paiement de 30 jours avant d’évaluer les frais et les intérêts sur les soldes impayés. Les commis aux comptes créditeurs classeront le ticket de réception et la commande dans un fichier en attente. Dès réception de la facture finale du fournisseur demandant le paiement, le commis aux comptes créditeurs associera les trois documents afin d’assurer la correspondance des informations. La correspondance des informations de chaque document constitue le noeud du système de gestion de facture à trois voies. Les entreprises paient rarement des vendeurs ou des fournisseurs si les documents ne correspondent pas. Une fois le processus des comptes fournisseurs terminé, les commis découperont un chèque pour la facture, demanderont la signature du propriétaire ou du responsable approprié et posteront le chèque.
Les entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion de factures personnalisés. Les propriétaires et responsables d’entreprise développeront un système qui supportera au mieux leurs fonctions de back office et de comptabilité. Les grandes organisations recevant plusieurs centaines de factures chaque mois peuvent souhaiter un système plus simple que le système à trois voies. La gestion des factures ne nécessite pas que toutes les entreprises utilisent le même système.