Qu'est-ce que le traitement des factures?
Le traitement des factures est une série de procédures permettant de gérer les factures afin de s’assurer qu’elles sont payées rapidement. Les entreprises individuelles ont généralement leurs propres systèmes de traitement, impliquant des membres du personnel de la comptabilité, ainsi que des superviseurs et autres membres du personnel. Un logiciel d'aide au traitement des factures est disponible pour rationaliser le processus, faciliter la localisation des enregistrements et fournir un accès rapide aux factures en attente.
Le processus commence par la livraison d'une facture par télécopie, courrier électronique, courrier ou un autre système. Un membre du personnel comptable doit ouvrir et examiner la facture pour décider de la marche à suivre. Il peut avoir un numéro de bon de commande indiquant que le responsable de ce bon de commande doit le vérifier. Cela peut impliquer de vérifier la facture par rapport aux articles réellement reçus et de vérifier qu’une personne a approuvé l’achat en premier lieu. Si aucun numéro de commande n’est présent, le comptable doit examiner le document pour déterminer quel type de produit ou de service est en discussion.
Dans les systèmes de traitement de factures électroniques, les utilisateurs peuvent enregistrer les données de facturation, y compris le fournisseur d'origine, les détails, la date d'échéance, etc., en créant une entrée de base de données pouvant être suivie. Les superviseurs comptables peuvent demander des listes de factures en attente triées par date d'échéance et d'autres paramètres. Une fois que le comptable a approuvé le paiement, les fonds peuvent être envoyés par chèque, virement électronique de fonds et autres méthodes, en utilisant les informations du fournisseur au dossier. Si un fournisseur est nouveau, le service comptable peut avoir besoin de prendre contact pour collecter des informations si les données de facturation ne sont pas complètes.
Les entreprises enregistrent leurs paiements par chèque ou numéro de confirmation, en fonction de la manière dont elles envoient des fonds, pour créer un enregistrement indiquant quand et comment elles ont effectué un paiement. Une fois l'argent envoyé, le service de la comptabilité peut constater que la facture est payée et la sortir de la colonne des comptes fournisseurs de leurs grands livres. Si un différend survient à propos de paiements, ces enregistrements sont disponibles pour examen afin de déterminer si un paiement a été égaré et comment résoudre le problème.
Le nombre d'étapes impliquées dans le traitement de la facture peut varier en fonction de l'entreprise et des systèmes utilisés. Les failsafes sont intégrées pour éviter des problèmes tels que les doubles paiements, les achats non autorisés ou le non-paiement d'une facture dans les délais impartis. Dans une petite entreprise, une seule personne peut être chargée de ces paiements, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir un département entier des comptes fournisseurs responsable du traitement de toutes les factures, pour chaque fournisseur, des fournisseurs de services publics aux sous-traitants qu'une entreprise utilise pour des projets spécifiques.