Qu'est-ce que la gestion de processus?
La gestion des processus est une série de techniques, compétences, outils et méthodes utilisés pour contrôler et gérer un processus métier au sein d'un système ou d'une organisation de grande taille. Le terme est le plus couramment utilisé dans les analyses commerciales, les études de productivité et l’ingénierie des systèmes. Le but de la gestion des processus est d'identifier et de documenter clairement toutes les étapes et actions entreprises pour mener à bien un processus ou un flux de travail.
Ce type de travail exige une grande attention aux détails, d’excellentes compétences en communication écrite, en analyse et une aptitude à répondre de manière objective aux exigences du projet. La gestion des processus implique la documentation du processus en cours, l'évaluation du temps et du niveau d'effort, ainsi que l'analyse de l'efficacité, des goulots d'étranglement et des coûts globaux du processus. Les exercices de réingénierie ou de gestion des processus métiers commencent souvent par la gestion et l'analyse des processus.
Ces trois éléments restent les mêmes, peu importe le secteur ou le secteur. Il convient de noter que le strict respect d'un processus de gestion de processus formel est une méthode reconnue de maîtrise des coûts. Un examen complet et réfléchi de toutes les étapes d'un processus métier permet de réaliser d'importantes économies d'argent et de ressources dans l'ensemble de l'entreprise. Dans de nombreux cas, chaque unité ignore ces inefficacités, car elles sont petites et sans conséquence. Cependant, dans l'ensemble de l'organisation, ils peuvent entraîner une réduction significative des coûts et une efficacité accrue.
Dans le processus standard de gestion des processus, la première étape consiste à examiner le processus existant. Cela comprend généralement la lecture du manuel d'exploitation, les entretiens avec le personnel et l'observation des activités. Il n'est pas rare que le processus actuel diffère des étapes écrites. Cela est souvent dû à des manuels obsolètes, ou à l'incapacité du manuel à capturer réellement toutes les étapes et leurs implications.
Observer le personnel est un moyen de déterminer le temps requis pour chaque étape d’un processus. Une autre méthode consiste simplement à mesurer le temps requis pour terminer tout un processus et à déterminer le temps moyen pour chaque étape. Le moyen le plus efficace consiste à consacrer une courte période à chaque rôle.
Travailler dans un poste, en particulier dans un environnement de production ou de fabrication, met rapidement en évidence les problèmes, les forces et les faiblesses du processus actuel. Cela donne également aux employés la possibilité de constater l'engagement de vraiment comprendre le processus et peut générer plus de discussions. Parlez au personnel et aux superviseurs pour bien comprendre leurs idées et voir où des améliorations peuvent être apportées.