Qu'est-ce que la gestion des achats?
La gestion des achats est le processus utilisé par les entreprises pour acquérir des ressources économiques et des informations commerciales auprès de fournisseurs. Ce processus aide les entreprises à négocier les prix et à obtenir les ressources de la meilleure qualité pour les processus de production. Les petites entreprises n’ont généralement pas de département dédié aux achats car elles ont des activités beaucoup plus petites. Habituellement, les propriétaires de petites entreprises ou les entrepreneurs ont la responsabilité de travailler avec les fournisseurs pour obtenir les biens nécessaires aux opérations commerciales. Les grandes entreprises peuvent acheter des ressources et des intrants en grandes quantités; les achats en grande quantité nécessitent généralement un processus de gestion des achats.
Les ressources économiques de base comprennent généralement la terre, le travail et le capital. La terre est la ressource physique utilisée par les entreprises pour produire des biens ou des services destinés aux consommateurs. Les ressources physiques peuvent inclure des ressources naturelles telles que le bois, la faune ou la pêche océanique. Les entreprises ont généralement recours à la gestion des achats pour conclure des contrats ou d’autres accords juridiques en vue d’acquérir le droit ou un accès aux ressources naturelles pour leurs activités commerciales. Les entreprises peuvent également acheter des ressources physiques déjà récoltées auprès de fournisseurs et de vendeurs.
La gestion des achats implique également l'embauche de main-d'œuvre pour convertir les ressources physiques en produits de consommation. La plupart des entreprises tentent d’embaucher des employés en publiant directement les offres d’emploi disponibles via des sites Web, des annonces dans les journaux ou d’autres méthodes traditionnelles. Les recruteurs ou les chasseurs de têtes peuvent être utilisés si les entreprises ont besoin de trouver des personnes possédant des compétences, une formation ou une expérience spécifiques. Les départements des ressources humaines constituent la principale fonction de gestion des achats pour le recrutement des employés. Les départements des ressources humaines sont souvent utilisés pour cette fonction afin de garantir le respect des lois régionales lors de l’embauche d’employés. Les entreprises peuvent également choisir des services de main-d'œuvre temporaire comme source pour les employés à court terme utilisés dans les processus de production de l'entreprise.
Les ressources en capital d'une entreprise sont également généralement acquises par l'intermédiaire des services de gestion des achats. Les personnes impliquées dans ce processus peuvent inclure des comptables, des analystes d’affaires ou des directeurs financiers chargés de déterminer la composition appropriée de la dette bancaire ou des investissements en actions pour le financement des opérations de la société. Les responsables des achats associent souvent des membres de l'équipe financière de l'entreprise à ce processus, car des informations financières complexes doivent souvent être présentées de manière appropriée aux banques ou aux investisseurs.
Les entreprises peuvent obtenir des prix discount sur leurs intrants lors de l’achat de grandes quantités de ressources économiques auprès de fournisseurs. L'utilisation de contrats pour fixer des prix fixes sur les achats futurs de ressources peut également réduire le coût d'acquisition des ressources. Les contrats à terme sont une couverture contre les futures augmentations potentielles des coûts des ressources économiques utilisées par les entreprises pour produire des biens de consommation ou des services.