Qu'est-ce que l'externalisation des achats?
L'externalisation des achats est un terme général utilisé pour décrire une situation dans laquelle une entreprise ou une organisation achète des services d'approvisionnement à une entreprise externe. L’externalisation est un modèle commercial depuis très longtemps, mais elle a acquis une notoriété au milieu des années 90 lorsque les grandes entreprises ont commencé à réduire les postes bien rémunérés au profit de la sous-traitance de fonctions administratives à des entreprises situées dans d’autres pays. L’externalisation a pour objectif principal d’améliorer l’efficacité et de réduire les frais généraux d’administration.
Le terme approvisionnement est utilisé pour décrire un large éventail d'activités, principalement axées sur l'achat de biens et de services auprès d'autres fournisseurs. Les méthodes et les procédés utilisés varient légèrement d’un secteur à l’autre, mais sont pour la plupart assez génériques. De nombreuses entreprises ont recours à une sous-traitance progressive pour permettre à une entreprise d’achat de réaliser toutes les transactions en deçà d’un seuil spécifique sans l’approbation du client. Toute négociation ou tout contrat d'une valeur monétaire spécifique peut être complété par le client, avec l'assistance et les conseils de spécialistes en approvisionnement, selon les besoins.
Lorsque vous recherchez une entreprise de sous-traitance en approvisionnement, le processus d’examen doit faire l’objet de trois éléments: le mode de paiement, les services à fournir et les mesures permettant d’évaluer les performances. Les entreprises qui externalisent leurs achats auprès d'entreprises situées à l'étranger doivent revoir leurs obligations contractuelles légales, leurs heures d'ouverture et leur apport ou leur accès à la gestion. La sélection d’une entreprise de services d’achat doit être effectuée au moyen d’un processus d’appel d’offres ouvert. La qualité des réponses aux appels d’offres peut être très révélatrice, dans la mesure où ce type de travail est la principale fonction d’une société de services d’achat.
Il existe généralement deux méthodes de paiement différentes dans l’externalisation des achats: le pourcentage d’achats et le montant forfaitaire par commande. Le pourcentage des achats est un pourcentage fixe facturé en fonction du total des dépenses traitées par l’entreprise de services. Une facture est généralement envoyée chaque mois, indiquant la valeur en dollars de toutes les commandes traitées, le montant total des économies réalisées et le montant dû pour les services rendus. Le taux fixe est basé sur le volume des transactions. Les deux méthodes peuvent être manipulées pour gonfler les valeurs des factures et doivent être gérées avec soin.
La liste des services fournis par la société de services d’achat doit être clairement définie. Les conditions de paiement, les exigences en matière de rapports, les procédures d'escalade progressive et le niveau de service sont tous importants dans ce type d'accord. Assurez-vous qu'ils sont inclus dans le contrat à un niveau très détaillé. Les mesures que l'entreprise fournira doivent être liées aux services contractés. Ces valeurs sont utilisées pour déterminer si la sous-traitance en approvisionnement respecte son contrat et son contrat de niveau de service.