Qu'est-ce que la planification des achats?
La planification des achats est le processus utilisé par les entreprises ou les institutions pour planifier les activités d’achat pour une période donnée. Ceci est généralement effectué au cours du processus de budgétisation. Chaque année, les départements doivent demander un budget pour le personnel, les dépenses et les achats. C'est la première étape du processus de planification des achats.
Les budgets de tous les départements sont ensuite examinés et, dans une organisation engagée dans la planification des achats, les comptables prennent le temps de trouver les exigences d'achat communes. Sur la base des budgets soumis, ils peuvent éventuellement ordonner aux départements de travailler avec les achats centralisés pour combiner leurs dépenses prévues pour des produits spécifiques. Ce processus fonctionne mieux dans une organisation engagée dans la réduction des coûts. Les problèmes liés aux dates de livraison, à la conformité du contrat et au service client doivent être résolus en interne avant de passer en contrat.
Le concept principal des achats est que la planification avancée, la planification et les achats groupés se traduiront par des économies de coûts, une efficacité accrue des opérations commerciales et, partant, une rentabilité accrue. La planification des achats repose sur quatre étapes: achat groupé, livraison juste à temps, prix de gros négocié et réduction des frais administratifs.
Les achats groupés consistent à combiner le total des besoins en ressources de différents services et à créer un seul bon de commande. Les départements peuvent être physiquement situés dans plusieurs bâtiments, avec les dates, les quantités et les conditions de livraison indiquées dans le bon de commande. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises publiques et publiques, où le même article peut être acheté pour différentes institutions.
La livraison juste à temps est un élément central de la planification des achats. Dans ce modèle, le coût de stockage est à la charge du fournisseur. Ils sont responsables de s'assurer que les quantités de matériel achetées sont prêtes et disponibles à la livraison aux dates et heures spécifiées. Ce type d’exigence de livraison est généralement associé à des achats groupés, ce qui permet de réduire les coûts de stockage.
La tarification en bloc et la négociation sont très importantes lors de la planification de l'approvisionnement. Les organisations qui combinent la quantité totale requise pour une période donnée peuvent obtenir des prix plus bas, en fonction d'un niveau de commande spécifique. Les négociations sont généralement menées à bien par le directeur des achats ou l'agent d'achat principal.
Les frais généraux administratifs représentent le coût supporté par l'organisation pour l'ensemble du cycle de paiement d'un processus d'approvisionnement. Cela inclut les salaires et les coûts de support pour le personnel des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes de fournisseurs. Un processus organisé et géré élimine une partie importante de ces coûts, car ils ne sont engagés qu'une fois pour chaque produit.