Qu'est-ce qu'une politique d'approvisionnement?
Une politique d'approvisionnement consiste simplement en des règles et réglementations mises en place pour régir le processus d'acquisition des biens et services nécessaires à une organisation pour fonctionner efficacement. Le processus exact cherchera à minimiser les dépenses associées à l’achat de ces biens et services en utilisant des stratégies telles que l’achat en volume, l’établissement d’une liste de fournisseurs et l’établissement de protocoles de réapprovisionnement permettant de maintenir les stocks à un niveau bas sans compromettre le bon fonctionnement du fournisseur. opération. Les petites et les grandes entreprises, ainsi que les organisations à but non lucratif, utilisent couramment une sorte de politique d'approvisionnement.
Il n'y a pas qu'un seul bon moyen d'établir une politique d'approvisionnement. Des facteurs tels que la taille de l'entreprise, la disponibilité des fournisseurs pour fournir les biens et services nécessaires, ainsi que les flux de trésorerie et le crédit de l'entreprise auront souvent une influence sur l'approche de l'achat. La taille de l'entreprise est également susceptible de faire une différence dans la formulation de la politique d'approvisionnement, dans la mesure où une petite entreprise peut ne pas être en mesure de commander les remises sur les achats en volume qu'une grande entreprise peut gérer relativement facilement.
De la même manière, les circonstances et les objectifs financiers de l'entreprise ou de l'entité influencent le choix des systèmes de passation des marchés. Certains systèmes sont de simples processus manuels utilisant des méthodes plus anciennes, telles que le système de cartes à retournement pour suivre les achats, l’émission d’articles à divers départements et le décompte des stocks utilisé pour planifier les achats futurs. Aujourd'hui, les systèmes électroniques permettent de suivre automatiquement toutes ces fonctions, y compris de générer automatiquement les demandes d'achat et les commandes d'achat lorsque les niveaux d'un article de stock donné sont réduits à un certain niveau.
Les achats en ligne sont un moyen courant de passer et de suivre les commandes aujourd'hui. Les fournisseurs établissent des connexions réseau avec les clients qui permettent de s’interconnecter avec tous les programmes d’achat utilisés par le client et passent automatiquement des commandes en utilisant Internet pour établir la connexion. Les programmes de ce type permettent également de suivre rapidement le traitement des commandes, les dates de livraison et même de passer en revue les contrats d'approvisionnement en vigueur.
Que la politique d’achat implique la mise en place de procédures d’approvisionnement en construction ou régit les achats effectués par un fabricant ou un organisme de bienfaisance, une politique solide sera bénéfique à l’organisation en maintenant les coûts en ligne et en définissant clairement le mode d’achat. À mesure que les besoins de l'entité évoluent, il est fort probable que la politique d'approvisionnement sera adaptée à cette nouvelle situation. Cela est nécessaire pour s'assurer que la politique continue de fonctionner dans le meilleur intérêt de la société ou de l'organisation à but non lucratif et pour que le processus d'acquisition soit simple et ordonné.