Qu'est-ce que l'analyse des dépenses?
L'analyse des dépenses est une méthode utilisée par les entreprises pour suivre la façon dont leur entreprise dépense leur argent, dans le but ultime de réduire les dépenses. Les informations sur les fournisseurs, les achats et les commandes sont organisées, puis analysées pour rechercher des modèles. En raison des énormes quantités d'informations impliquées, la plupart des entreprises utilisent un logiciel spécialisé pour analyser les dépenses.
Le processus de collecte et d'analyse des données est plus difficile qu'il n'y paraît. Pour que l'analyse des dépenses soit efficace, tous les aspects des habitudes de dépense d'une entreprise doivent être pris en compte. Ces informations sont généralement stockées dans des systèmes informatiques distincts au sein de chaque division de l'entreprise. Les divisions peuvent être séparées par la distance et la langue. La collecte de toutes ces données et leur organisation dans un format utilisable nécessite une grosse dépense de temps et d’argent.
Une grande partie de la complexité peut être éliminée à l'aide d'un logiciel facilitant l'analyse des dépenses. Le premier logiciel d’analyse des dépenses a été créé au début des années 2000. Bien que toujours très coûteux, le logiciel supprime la nécessité du travail humain et crée une interface simple pour accéder aux informations obtenues.
Le logiciel fonctionne en extrayant des données des systèmes de tenue de dossiers existants. Celles-ci peuvent être de simples feuilles de calcul, des données d'entrepôt ou d'autres sources. Ces données sont ensuite nettoyées, ce qui signifie que le formatage est normalisé, que les enregistrements en double sont fusionnés et que les détails manquants sont trouvés. Le logiciel classe ensuite les données en fonction des normes de l’industrie et des normes spécifiées par la société. Les spécialistes des achats peuvent ensuite accéder aux données pour les rapports et les analyses.
L’évaluation des fournisseurs est un aspect important de l’analyse des dépenses. L'analyse des dépenses peut montrer quels fournisseurs obtiennent le plus d'argent de l'entreprise. La société peut utiliser ces informations pour négocier de meilleures offres ou renégocier des contrats. La plupart des entreprises ont des fournisseurs privilégiés, des fournisseurs offrant le meilleur service ou des prix réduits pour l’achat en vrac. L'analyse peut révéler que les fournitures ou les services en cours d'achat auprès d'un fournisseur non privilégié pourraient l'être auprès d'un fournisseur privilégié à un prix inférieur.
L'entreprise peut également acheter des fournitures ou des services similaires auprès de plusieurs fournisseurs. Ceci est connu comme marchandise fragmentée. Vous pouvez économiser de l'argent en effectuant un seul achat important auprès d'un seul fournisseur plutôt que d'une série de petits achats auprès de plusieurs fournisseurs.
L'analyse des dépenses permet également d'identifier les dépenses non-conformistes. Cela se produit lorsque des achats ne sont pas couverts par contrat. Sans contrat, la société est facturée au prix plein au lieu du prix négocié spécifié dans un contrat permanent avec un fournisseur privilégié. Ce type de dépenses peut coûter très cher à une entreprise au fil du temps.