Qu'est-ce qu'un logiciel de téléconférence?
Le logiciel de téléconférence est un programme informatique utilisé pour permettre à plusieurs personnes dans différents endroits de s'entendre et de se parler en utilisant un système de télécommunication. Ce type de logiciel est généralement utilisé dans le commerce international, mais peut également être trouvé dans des organisations avec des succursales situées dans différentes parties du pays. Il existe trois types de logiciels de téléconférence: audio, vidéo et multimédia.
L'objectif principal des logiciels de téléconférence est d'éliminer les barrières de communication créées par la distance physique. Plusieurs personnes à différents endroits peuvent toutes participer au même appel. Le logiciel est très rentable pour les grandes entreprises et permet de gagner un temps précieux tout en améliorant la communication.
La téléconférence audio uniquement est la plus courante. Si vous utilisez un logiciel interne, tous les participants à l’appel accèdent au logiciel en composant un numéro interne. Le programme gère tous les différents utilisateurs et assure la connexion à la bonne conférence en utilisant un numéro d'identification d'appel. Lorsque vous utilisez un fournisseur de service, les participants à l'appel composent généralement un numéro 1-800 et entrez un numéro d'identification de conférence pour rejoindre l'appel. La principale différence réside dans les coûts.
La téléconférence vidéo a toutes les mêmes caractéristiques que la téléconférence audio uniquement, mais elle ajoute un élément visuel. Cette méthode est utilisée dans les situations où il est avantageux de voir les autres participants. Tout le monde doit avoir une caméra Web ou un appareil similaire pour jouer le rôle de source vidéo. Les participants peuvent généralement modifier l'écran pour afficher tout le monde simultanément ou simplement la personne qui parle.
Le logiciel de téléconférence multimédia ajoute une fonctionnalité logicielle à l'expérience. Les participants à l'appel peuvent accéder à une adresse IP spécifique et permettre aux autres participants de voir exactement ce qu'il y a sur l'écran de l'ordinateur en temps réel. C'est un excellent outil pour montrer les fonctionnalités d'un logiciel, partager des informations ou démontrer une fonction particulière.
Il existe deux manières de gérer le logiciel de téléconférence: en interne ou via un fournisseur de services. Les très grandes entreprises disposant d'un réseau de succursales pourraient juger qu'il est plus rentable de mettre en œuvre et de prendre en charge les logiciels de téléconférence en interne. Nombre de ces entreprises ont déjà investi dans un logiciel de télécommunication permettant de gérer toutes leurs lignes téléphoniques et leurs lignes de fax. Dans de nombreux cas, la téléconférence est un module supplémentaire du même logiciel.
Un fournisseur de services externe offre l’accès au logiciel de téléconférence par le biais d’un contrat annuel ou de frais à la consommation. La liste des fonctionnalités fournies inclut généralement tout, des appels téléphoniques de base aux téléconférences par Internet pour un grand nombre de personnes. Le coût de ce service est généralement lié au nombre de participants simultanés, ce qui représente l'utilisation des ressources.