Quelle est la meilleure façon d'organiser des fichiers?
Garder les documents en ordre peut vous aider à trouver des papiers quand vous en avez besoin sans avoir à chercher partout. Certaines personnes peuvent ne pas prendre le temps d'organiser les fichiers parce qu'elles ne savent pas par où commencer, mais il est important de tout garder en ordre et sans encombre. Il peut sembler improbable d’avoir des dossiers organisés, surtout si vous regardez actuellement dans un classeur débordant, c’est tout à fait faisable.
Il y a ceux qui ne savent pas combien de temps ils devraient garder leurs papiers. Tant que vos papiers sont essentiels à des fins fiscales, il est important de les conserver à partir de janvier jusqu'à ce que vos impôts soient terminés l'année suivante. Une fois vos taxes acquittées, votre comptable peut vous indiquer combien de temps vous devez conserver les documents. Les papiers concernant vos impôts, vos dossiers médicaux, vos comptes de retraite et d'épargne et vos registres de logement doivent être conservés en permanence. Les papiers pertinents pour vos articles coûteux tels que les bijoux, les voitures et les antiquités doivent également être conservés en permanence. Les relevés de carte de crédit que vous souhaitez conserver pendant sept ans et les factures de services publics que vous pouvez conserver pendant environ un an.
Lorsque vous souhaitez organiser des fichiers, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’espace si vous vous débarrassez de ce dont vous n’avez pas besoin. Placez chaque papier sur une pile avec les autres papiers correspondants et tout ce que vous ne voulez pas mettre sur une autre pile pour la déchiqueter. Une fois que vous avez réduit vos effectifs, vous savez exactement combien d’espace vous avez besoin pour vos fichiers.
Les dossiers de Manille sont utiles lorsque vient le temps d’organiser les fichiers. Écrivez sur l'onglet ce que chaque dossier contient et mettez les dossiers dans l'ordre alphabétique. Classez les documents contenus dans chaque dossier par ordre chronologique, par exemple, placez les papiers plus anciens au verso et les plus récents au premier plan. Ceci est non seulement plus facile pour trouver ce dont vous avez besoin, mais également lorsque vous devez nettoyer les dossiers.
Les fichiers papier ne sont pas les seuls fichiers pouvant être désorganisés; les fichiers numériques peuvent aussi bien. Pour savoir ce que vous devez organiser, parcourez tous les domaines de votre ordinateur et nettoyez les fichiers dont vous n'avez plus besoin, qu'il s'agisse d'images ou de documents. Si vous souhaitez toujours les fichiers, envisagez de les transférer sur une clé USB ou sur un CD vierge.
Afin d'organiser les fichiers, vous devez désigner un emplacement spécifique pour chacun d'eux. Comme pour les fichiers papier, créez des dossiers individuels sur l'ordinateur en fonction de catégories spécifiques. Par exemple, regroupez vos projets de travail dans un dossier et les photos d’une vacance familiale dans un autre et étiquetez-les en conséquence. Que vous en ayez besoin ou que vous décidiez de les supprimer ultérieurement, vous savez exactement où les trouver. Pour vous assurer que tout reste organisé, n'oubliez pas de nommer correctement chaque fichier numérique que vous enregistrez et de le placer dans le dossier correspondant.
Avoir des fichiers non systématiques peut vous conduire à être fatigué et frustré, mais si vous les organisez une fois, vous ne serez peut-être pas obligé de les refaire. En les gardant organisés en permanence, vous éviterez de passer à nouveau par le processus initial d'organisation. Prendre le temps nécessaire pour organiser les fichiers peut vous permettre de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin sans recourir à un processus de recherche exhaustif. De plus, le fait d’organiser vos fichiers en un seul endroit les empêchera de devenir un fouillis qui envahira le reste de votre maison.