Quel est le lien entre les ventes et la gestion des stocks?
La relation entre les ventes et la gestion des stocks est importante car un propriétaire d’entreprise ne peut savoir quel stock il a que s’il sait ce qu’il a acheté et ce qu’il a vendu. Un enregistrement correct des ventes permet au propriétaire de l'entreprise de savoir s'il doit épuiser un article de son inventaire, s'il doit le réapprovisionner et, le cas échéant, combien acheter. La tenue de dossiers appropriée chaque fois qu'une vente est faite peut faciliter ce processus. Cela peut également aider le propriétaire de l’entreprise à garder une trace de sa rentabilité et à prendre des décisions concernant l’avenir de l’entreprise.
La gestion des stocks d’arrière-plan implique la comptabilisation des achats de matières premières qui seront éventuellement transformées en biens destinés à la vente et d’articles achetés pour la revente immédiate. Les matières premières sont transférées dans un compte intermédiaire de travail en cours lors de leur fabrication. Ensuite, les articles sont transférés dans la catégorie des produits finis et vendus. Les articles préfabriqués sont immédiatement placés dans le compte de stock approprié après leur réception et leur enregistrement. À partir de là, la gestion des ventes et des stocks est traitée simultanément, le revenu étant enregistré et l'article étant retiré des produits finis.
Lorsqu'un associé aux ventes enregistre une transaction, les soldes de stock sont à nouveau ajustés. Les dommages ou le vol sont les seules autres circonstances dans lesquelles un produit est retiré des stocks au point de vente. Pour allouer correctement les revenus et les pertes, le lien entre les ventes et la gestion des stocks doit être solide, et les associés doivent respecter toutes les exigences en matière de stocks relatives aux ventes, aux dommages et au vol.
Une entreprise - en particulier une grande société qui vend de nombreux articles à la vente - n'a qu'une seule chance d'enregistrer les transactions au point de vente et d'ajuster les niveaux de stock. On ne peut s’attendre à ce que les associés se souviennent de chaque transaction; il est donc essentiel de disposer d’un système fiable. La plupart des systèmes de point de vente sont intégrés à un système de suivi des stocks et les codes à barres garantissent que chaque produit est correctement comptabilisé. Tant que chaque article est correctement numérisé ou enregistré, les niveaux de stock seront maintenus avec précision. Les articles endommagés doivent être retirés manuellement de l'inventaire, de même que les articles perdus à la suite d'un vol connu.
Bien qu'il existe d'autres moyens d'ajuster les stocks après la vente, la meilleure méthode consiste à créer une procédure de point de vente facile à suivre et à favoriser une bonne compréhension entre les vendeurs et les associés en gestion des stocks. Bien que la séparation des tâches soit importante pour la maintenance d'un système de contrôle, chaque département doit comprendre toutes les procédures connexes à un niveau élémentaire, voire supérieur. Les départements des ventes et de la gestion des stocks doivent travailler ensemble pour s'assurer que les articles sont correctement comptabilisés. Des chiffres de vente et des niveaux de stocks imprécis peuvent entraîner des résultats gonflés et, en définitive, affecter la santé et la longévité de l'entreprise.