Quel est le cycle de dépenses?
Le cycle de dépenses est un type de processus qui aide à définir ce qui se passe à partir du moment où une entreprise ou un consommateur décide que l’achat d’un bien ou d’un service donné est nécessaire au point que l’achat est payé en totalité. Le nombre et le type d'étapes incluses dans le cycle varieront en fonction de la complexité de la recherche et de l'obtention ultime de l'autorisation d'effectuer l'achat. Le processus peut en outre être compliqué en fonction des politiques et des procédures impliquées dans la décision du moment et de la manière d'effectuer un paiement au paiement de ces achats.
Pour de nombreuses entreprises, le cycle de dépenses commence par l’octroi de l’autorisation de procéder à un achat particulier. En règle générale, la partie qui souhaite effectuer l’achat doit soumettre à un agent ou à un service des achats ce que l’on appelle un formulaire de demande. Si l'agent examine la demande d'achat et constate que le poste demandé respecte les directives de tarification et les restrictions budgétaires de l'entreprise, l'étape suivante du cycle implique l'émission d'un numéro de commande. À ce stade, la partie qui a soumis la demande initiale peut contacter le vendeur autorisé et passer la commande, en notant soigneusement que le numéro de commande attribué par le responsable des achats doit être inclus dans les détails figurant sur la facture de la commande.
Une fois la commande passée et le poste demandé livré, l'étape suivante du cycle de dépense consiste à comptabiliser la réception du poste et à attribuer le coût à un service ou à une division spécifique de la structure de l'entreprise. En fonction du type d'entreprise impliqué, l'élément peut être placé dans un inventaire actif jusqu'à ce qu'il soit réellement versé à un service spécifique. Par exemple, les matières premières utilisées dans la création des produits proposés par la société à la vente peuvent être conservées dans un entrepôt de la société jusqu'à ce qu'elles soient libérées et facturées au département qui constitue le premier maillon du processus de fabrication.
Les étapes finales d’un cycle de dépenses impliquent l’ordonnancement du paiement des biens achetés. Dans certains cas, le cycle est très court, par exemple lorsque le paiement doit être versé au moment de la livraison. À d'autres moments, cette dernière partie du cycle de dépenses peut régler les factures en attente en fonction des dates d'échéance fixées par les fournisseurs, une équipe des comptes fournisseurs vérifiant et approuvant chaque facture aux fins de paiement. À ce stade, le paiement doit être effectué au plus tard à la date d'échéance indiquée sur la facture. Selon les politiques de la société, ce paiement peut prendre la forme d'un transfert électronique sur le compte du fournisseur ou d'un chèque sur papier préparé et envoyé à l'adresse de remise indiquée par le fournisseur. En règle générale, le cycle de dépense est considéré comme terminé lorsque le paiement a été traité et apuré par la banque émettrice.