Quel est le rôle de la technologie dans la gestion des ressources humaines?
La technologie dans la gestion des ressources humaines est une autre application des entreprises utilisant du matériel et des logiciels pour aider les activités humaines. Les entreprises utilisent tous les types de technologies dans la gestion des ressources humaines. Parmi les différents rôles de la technologie, on peut citer le recrutement et la sélection des employés pour les entretiens, la gestion de la paperasserie ou des avantages sociaux des employés et la protection des dossiers personnels sensibles. De nombreux types de matériel ou de logiciels sont disponibles à cet effet. Les entreprises peuvent soit utiliser un progiciel externe, soit créer le leur, en fonction de leurs besoins.
De nombreuses entreprises utilisent maintenant des applications pour employés basées sur Internet ou d'autres technologies dans la gestion des ressources humaines pour trouver de nouveaux employés. Un avantage important pour les applications en ligne est l’existence de questions éliminatoires. Ces questions empêchent les personnes non qualifiées d'aller trop loin dans le processus de candidature des employés. Par exemple, si une entreprise souhaite un certain niveau d’éducation, une réponse concernant les diplômes universitaires obtenus peut apparaître sur les candidatures d’employés. Ceux qui répondent «non» à la question ne seront pas inclus dans la liste des entretiens potentiels pour le poste à pourvoir dans une entreprise.
La paperasserie des employés nouveaux et existants est souvent un processus qui prend du temps. La technologie dans la gestion des ressources humaines permet à une entreprise de trouver de nouvelles façons de traiter les documents relatifs aux embauches et aux avantages des employés. Par exemple, toutes les nouvelles recrues peuvent avoir besoin de remplir des formulaires pour des soins médicaux, dentaires, de retraite ou autres. L'utilisation d'un système d'inscription en ligne est courante et bénéfique. Une entreprise peut créer un intranet auquel tous les employés peuvent accéder pour remplir des documents, passer en revue les avantages actuels ou gérer d'autres tâches liées à des avantages spécifiques.
Les entreprises doivent disposer d'environnements sécurisés pour stocker les documents des employés. Bien que toutes les entreprises disposent généralement de salles de stockage spécifiques à cet effet, les technologies de gestion des ressources humaines peuvent également être utiles. Ici, les chiffriers chiffrés ou autres progiciels permettent aux entreprises de limiter l’accès à la paie ou à d’autres documents sensibles. L'utilisation de services de paie externes peut amener une entreprise à utiliser un site Web externe pour transférer des documents confidentiels. La technologie aide souvent une entreprise à empêcher le vol de documents de paie par le biais de méthodes de transfert complexes.
La technologie dans les méthodes de ressources humaines n’est pas sans inconvénients. Passer des activités traditionnelles d'un processus manuel à un processus technologique peut prendre beaucoup de temps et d'argent. De plus, le risque d'échec du matériel ou des logiciels est également un problème qu'une entreprise peut être amenée à prendre en compte. Être préparé à tous les problèmes technologiques est un impératif, car le fait de ne pas gérer correctement les données des employés peut entraîner de lourdes amendes ou des pénalités.