Qu'est-ce qu'une analyse de flux de travail?
L'analyse du flux de travail implique la révision de tous les processus d'une entreprise en vue d'identifier les inefficiences et de recommander des améliorations. Le travail commence par l'établissement des résultats souhaités de l'analyse avec les cadres supérieurs de l'entreprise. Les analystes interagissent ensuite avec les employés de l'entreprise pour documenter l'état actuel des processus de l'entreprise. L'étape finale de l'analyse du flux de travail consiste à recommander des processus qui doivent être modifiés, automatisés ou laissés en place conformément aux objectifs définis.
Une entreprise type cherche continuellement à améliorer ses processus et deux facteurs principaux poussent les entreprises à procéder à une analyse du flux de travail. Premièrement, les avancées technologiques en cours peuvent offrir des méthodes de travail plus efficaces et moins coûteuses, et les entreprises choisissent souvent de revoir leurs processus en vue de les automatiser ou d’intégrer les technologies les plus récentes. Deuxièmement, il est typique que les processus hérités soient fermement ancrés dans une entreprise, ce qui signifie qu'une certaine tâche a longtemps été accomplie d'une certaine manière et peut être négligée en tant que processus nécessitant une amélioration. Un objectif de l'analyse du flux de travail est d'exposer de tels processus hérités.
Les consultants externes peuvent effectuer efficacement une analyse du flux de travail car ils en sont des experts et ne sont pas fidèles à une manière particulière de faire des affaires. Lors de leur interaction initiale avec les cadres supérieurs, les analystes du flux de travail commencent généralement par des entretiens pour déterminer la façon dont les cadres supérieurs perçoivent actuellement l'entreprise, notamment ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Les analystes déterminent ensuite l’état final souhaité que les responsables espèrent atteindre par le projet d’analyse de workflow.
La majeure partie du travail d'analyse des flux de travail est réalisée par des analystes qualifiés interrogeant des employés et des superviseurs afin de documenter la manière dont les activités se déroulent. Cela inclut tous les aspects d'une entreprise, tels que le traitement des documents pour les ventes, les recouvrements, la conformité et les ressources humaines. Il peut également couvrir des processus de fabrication tels que la réception de matières premières ou de pièces, leur transformation ou leur assemblage et l'expédition de produits finis.
Les analystes examineront également le temps et les efforts consacrés aux interactions avec les clients, y compris les ventes et le service clients. L'analyse du flux de travail examine tout ce que chaque employé de l'entreprise fait en vue de documenter le début et la progression de chaque tâche dans l'organisation.
Après la documentation initiale, les analystes de flux de travail présentent généralement les résultats aux gestionnaires de niveau inférieur afin de s’assurer que les résultats de l’analyse correspondent à la réalité de la société. En ajustant l'analyse si nécessaire, les analystes examinent ensuite le flux de travail pour identifier les domaines dans lesquels les processus peuvent être rationalisés, automatisés ou les deux. Ces informations sont ensuite généralement présentées aux cadres supérieurs avec des recommandations d’améliorations.