Qu'est-ce que la gestion des processus de workflow?
La gestion des processus de flux de travail est un terme utilisé dans les technologies de l'information (TI) et la gestion des processus métiers pour décrire toutes les étapes et l'infrastructure requises pour créer et exploiter un processus de flux de travail électronique. Un processus de flux de travail est une série d'étapes ou de tâches qui doivent être accomplies par différents secteurs de l'organisation. Idéalement, ce processus est accompli en utilisant des outils logiciels informatiques pour augmenter l'efficacité, la transparence et les délais d'exécution.
Bien que le terme soit assez long, la plupart des gens connaissent très bien le concept de workflow. Un exemple simple est une demande de remboursement de dépenses. L'employé qui a engagé la dépense remplit un formulaire avec toutes les informations dont il dispose, puis le soumet à son responsable. Le responsable examine les détails, ajoute des informations supplémentaires et indique l'approbation ou le refus de la demande. Si la demande est approuvée, elle est soumise à la comptabilité pour traitement et paiement. En cas de refus, il est renvoyé à l'employé, généralement avec une note d'explication.
La gestion des processus de flux de travail fait référence aux outils et logiciels utilisés pour créer, mettre en œuvre et prendre en charge ce processus. Il s’agit généralement d’une combinaison de matériel, d’infrastructure et de logiciels. Les outils et l’équipement nécessaires dépendent de la taille de l’organisation et du mode de livraison. Traditionnellement, ces outils étaient réservés à des utilisateurs spécifiques, mais l'évolution de la technologie a permis de fournir des outils de flux de travail via Internet.
Le matériel et l'infrastructure requis pour la gestion des processus de flux de travail dépendent principalement du logiciel sélectionné. Un outil basé sur Internet nécessitera une installation sur un serveur Web, un accès à Internet, une capacité de stockage et une sécurité. La quantité de matériel nécessaire dépend généralement du nombre d'utilisateurs, du volume de transactions et de la disponibilité du système.
Il existe un large éventail d'outils logiciels de gestion des processus de flux de travaux, car il s'agit d'une catégorie de produits bien connue. La grande majorité des entreprises peuvent généralement économiser du temps et de l’argent grâce au flux de travail électronique. Parmi les autres avantages, citons l'amélioration de la transparence et de la capacité de reporting, ainsi que la responsabilisation de tous les participants au processus.
Lors du choix d'une solution de gestion des processus de flux de travail, il est généralement important de garder à l'esprit qu'un personnel qualifié est nécessaire pour mettre en œuvre et prendre en charge cette solution. Les compétences requises incluent l'analyse commerciale, la gestion de projet, l'assistance logicielle et l'administration. Il peut être important de prendre le temps d'examiner les spécifications du produit en détail afin de bien comprendre les exigences du projet. Une analyse coûts-avantages est un autre moyen de s’assurer que toutes les couches de l’organisation s’engagent avant le début du projet.