Comment rédiger une demande de proposition?
Lorsqu'une entreprise décide d'acheter un article ou un service et souhaite solliciter des fournisseurs potentiels, elle rédige d'abord une demande de proposition (RFP). La demande de propositions définit les critères que les fournisseurs doivent prendre en compte lorsqu'ils proposent la raison pour laquelle ils devraient être embauchés pour le poste. Il est important de rédiger une demande de propositions claire qui demande toutes les informations nécessaires, tout en présentant la société sous un jour positif. Une demande de proposition mal rédigée pourrait signifier que la société pourrait se retrouver principalement avec des fournisseurs non qualifiés ou médiocres, voire aucune proposition.
La première étape pour rédiger une demande de proposition consiste simplement à déterminer exactement ce dont l'entreprise a besoin. Bien que cela semble fondamental, il s’agit en réalité de l’étape la plus souvent ignorée par les entreprises. De nombreuses entreprises commencent à rédiger une demande de propositions sans comprendre clairement quels sont leurs besoins et leurs désirs et finissent par demander trop, trop peu ou des choses contradictoires. Toutes les personnes impliquées dans le projet concerné devraient être sollicitées et un consensus devrait être trouvé sur ce qui est réellement nécessaire avant même que la demande de propositions ne soit lancée.
Les vendeurs devront savoir exactement ce que vous devez accomplir et ce que vous voulez simplement accomplir. De nombreuses entreprises font l'erreur, lorsqu'elles rédigent une demande de propositions, de créer une liste de souhaits de leurs fonctionnalités de rêve, mais utilisent des mots de nécessité comme doivent et doivent . Les fournisseurs qui pourraient ne pas être en mesure de satisfaire à un ou deux de ces critères pourraient ne pas soumettre de proposition du tout s'ils estimaient que les critères étaient absolument nécessaires. Il est important de faire attention au langage utilisé, de conserver les mots nécessaires lorsqu'ils sont exacts et d'utiliser un langage plus doux, comme désir et facultatif, pour des fonctionnalités préférables.
Avant de solliciter des propositions, il est également judicieux de savoir à quoi ressemblera la proposition idéale. S'il existe plusieurs aspects sur lesquels les propositions seront jugées, par exemple, en fonction du prix, de la rapidité et de la densité des caractéristiques, indiquez à quel point chacune de ces caractéristiques sera évaluée. Sachez comment une proposition offrant le prix le plus bas mais un temps d’attente long se comparera à une proposition deux fois plus chère mais prenant la moitié du temps. Cela aidera à réduire la confusion et le stress plus tard dans le processus.
En fait, s’asseoir pour rédiger une demande de propositions peut être une procédure assez simple et rapide une fois que le travail préparatoire a été fait. L’introduction devrait simplement indiquer pourquoi la société sollicite des propositions et donner un aperçu du reste de la demande, y compris des critères importants et des délais. La demande de propositions devrait ensuite couvrir ce qu'une proposition gagnante doit avoir, suivie des caractéristiques souhaitées et des critères de choix du gagnant, en particulier si des critères de sélection sont définis. Ensuite, une chronologie indiquant différentes dates de référence et une date d'échéance finale doit être indiquée. Enfin, la demande de propositions devrait donner aux candidats une idée de ce qui va se passer par la suite, notamment du temps qu’ils peuvent attendre, et si ceux qui n’ont pas été choisis peuvent attendre une réponse.