Quels sont les meilleurs conseils pour la planification de séminaires?
La planification de séminaires est le processus d’organisation de toutes les activités nécessaires à la réussite d’un séminaire. Ces séminaires peuvent durer quelques heures ou plusieurs jours. Les conseils pour une planification de séminaire efficace incluent la création d’un périmètre de travail clairement défini, la création d’un plan d’urgence, la sélection rigoureuse des fournisseurs, le maintien de l’équilibre entre les activités et le souvenir de procéder à un examen post-événement.
Un "domaine d'activité" est un document ou une série de documents décrivant en détail toutes les exigences d'un projet. Ce type de document est essentiel pour une planification de séminaire efficace, car il permet d'éviter les problèmes et les dépenses imprévus. La portée des travaux d'un séminaire doit inclure les espaces de réunion, de divertissement, de restauration et de technologie, ainsi que les besoins en matière d'assurance et d'hébergement, le cas échéant. Il peut également inclure des informations sur les intervenants, leurs dépenses et leurs exigences.
Une étendue de travail complète peut aider à créer un événement sans heurts, mais des problèmes inattendus peuvent toujours survenir. Un aspect souvent négligé mais important de la planification de séminaires est la planification d’urgence. Ce processus consiste à analyser l'ensemble du plan, à identifier les points les plus susceptibles de causer des problèmes et à élaborer un plan pour faire face aux problèmes éventuels. Par exemple, si le plan comprend un dîner avec un DJ et une soirée dansante, le planificateur doit préparer une liste de DJ suppléants dans une fourchette de prix similaire afin qu'il soit prêt en cas de défaillance du DJ sous-traité.
Le choix judicieux des fournisseurs peut aider à résoudre bon nombre des problèmes traditionnellement associés à la planification de séminaires. Les planificateurs doivent comparer les prix et la qualité de plusieurs fournisseurs et souhaiter éventuellement demander des références parmi leurs premiers choix. Pour les vendeurs tels que les traiteurs, il est également sage de demander une preuve d'assurance responsabilité. Les organisateurs de séminaires tiennent souvent une liste des fournisseurs qui ont obtenu de bons résultats dans le passé afin de pouvoir les utiliser pour des événements futurs.
Une planification de séminaire efficace requiert également un sens de l’équilibre. Toutes les activités nécessaires, telles que les cours, les animations et les pauses, doivent être prises en compte afin d’utiliser efficacement le temps disponible. Les longues séances devraient inclure des pauses aux toilettes ou au téléphone et se dérouler à proximité des installations nécessaires. Il faut prévoir suffisamment de temps entre les activités pour permettre aux participants de passer d’une zone à l’autre sans rien manquer.
La planification d'un séminaire commence souvent par l'analyse post-événement d'un séminaire précédent. Cela est particulièrement vrai pour les événements récurrents ou annuels. L'analyse des succès et des échecs d'un séminaire peut fournir des informations précieuses qui faciliteront le déroulement des futurs séminaires.