Quels sont les différents emplois d'assistant de direction?
Les assistants de direction exercent une très grande variété de tâches dans un grand nombre de domaines tels que le commerce, le droit et l'éducation. Les responsabilités de base d'un assistant de direction diffèrent selon le type d'organisation pour lequel il travaille. Il existe cependant des tâches fondamentales que les assistants de direction doivent accomplir indépendamment de l’organisation ou de l’entreprise qui les emploie. En plus des tâches administratives de base, il doit souvent représenter l'entreprise ou l'organisation, prendre des décisions importantes et former du personnel de bureau de niveau inférieur.
Il existe des différences majeures entre les postes d’assistants de direction et ceux de secrétaires ou d’assistants administratifs. Les adjoints de direction prennent souvent des décisions importantes en ce qui concerne la planification de l'heure de l'exécutif ou du gestionnaire qu'ils représentent. Ils peuvent parfois représenter leur patron lors de réunions ou prendre des décisions concernant leur organisation. Ce ne sont pas des tâches que des assistants administratifs ou des secrétaires effectueraient régulièrement. Les postes d’assistant de direction requièrent également un haut niveau de maîtrise des affaires ou d’autres domaines spécifiques liés à leurs responsabilités.
Les postes d’assistant de direction peuvent revêtir de nombreuses formes et impliquer différentes responsabilités. Un assistant exécutif qui travaille pour une organisation à but non lucratif pourrait organiser et préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil. L’adjoint exécutif peut travailler avec les clients, comptabiliser des fonds et téléphoner à l’écran du directeur. Il peut également créer, imprimer et distribuer des informations pour promouvoir l’organisation à but non lucratif.
Un assistant de direction travaillant pour une entreprise peut rapporter à un seul responsable, tel qu'un responsable de district pour une chaîne de pharmacies, ou à plusieurs responsables. À ce titre, un assistant de direction pourrait être appelé à contacter des clients potentiels et à organiser des réunions avec eux. L’assistant peut également avoir à traiter des notes de frais, à répondre à des appels téléphoniques et à des courriels et à organiser des calendriers. En l'absence du patron, un assistant de direction pourrait être requis pour prendre des décisions importantes.
Un autre cadre dans lequel un assistant de direction pourrait travailler serait dans un bureau administratif du système scolaire. Il pourrait par exemple travailler exclusivement avec un surintendant ou pour tout un département. L’adjoint exécutif dans un environnement éducatif peut planifier des réunions et gérer le budget ou en rendre compte. En outre, elle pourrait planifier des entretiens, planifier des réunions et élaborer des calendriers pour le système scolaire. Quel que soit le poste occupé, il est essentiel que l’adjointe de direction dispose d’excellentes ressources humaines et organisationnelles.
L’expérience et la formation requises pour occuper des postes d’assistants de direction sont variables. Certains postes peuvent ne nécessiter aucune éducation formelle au-delà d'un diplôme d'études secondaires. D'autres peuvent exiger un diplôme d'études collégiales de deux ou quatre ans. Les personnes peuvent également obtenir des postes d'assistante de direction en occupant un poste de commis ou de secrétaire de niveau inférieur.