Quels sont les différents emplois d'administrateur de paie?
Dans de nombreux cas, les travaux d’administrateur de la paie sont conçus pour traiter les chèques de paie des employés. Un certain nombre d'environnements de travail différents peuvent être disponibles pour ces postes, notamment des installations de fabrication, des hôtels et des boutiques. Ces postes peuvent travailler individuellement ou faire partie d’un plus grand service, tel que la comptabilité ou les ressources humaines. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin de plus d'un administrateur de la paie et donc employer des superviseurs de la paie, ou certaines peuvent opter pour les services d'un fournisseur régional de paie. Différentes qualifications sont susceptibles d'exister pour chaque poste, car les exigences de certification diffèrent souvent d'un pays à l'autre et qu'il existe de nombreuses plates-formes logicielles de paie.
Une description de poste d’administrateur de la paie peut obliger les candidats à conserver des enregistrements et des déclarations de revenus liés à la paie. Les responsabilités relatives à la masse salariale peuvent inclure le traitement des retenues volontaires et involontaires, y compris les prélèvements et les saisies d’argent. Cette position est en outre susceptible de préparer des transactions et des documents comptables, de mettre en œuvre et de mettre à jour les procédures de paie et de rester en conformité avec les lois locales et nationales concernant les pratiques d’emploi et les impôts.
Les employés d'une usine utilisent souvent une horloge pour enregistrer les heures d'arrivée et de départ. Les fonctions d’administrateur de la paie dans cette capacité peuvent donc inclure la gestion de l’horloge et la tenue des registres de production et des feuilles de temps. Ce rôle peut également aider les employés à atteindre leurs objectifs en matière d’heures de production ou à appliquer les règles de l’entreprise concernant les heures supplémentaires et les pauses quotidiennes.
Les hôtels, les petites épiceries, les épiceries et les boutiques peuvent combiner plusieurs fonctions de comptabilité en un seul poste. De cette manière, le travail d'administrateur de la paie est susceptible de gérer la masse salariale des employés, de vérifier les dépôts bancaires quotidiens, de vérifier les caisses enregistreuses et de rapprocher les relevés bancaires mensuels. Ce poste peut travailler en étroite collaboration avec le contrôleur de la société pour s’assurer que toutes les tâches comptables sont gérées correctement.
Les ressources humaines sont un autre service avec lequel les tâches d’administrateur de la paie peuvent être combinées. L'administrateur peut ainsi s'assurer que la masse salariale est gérée conformément à d'autres tâches. Les responsabilités peuvent inclure la création de descriptions de poste pour les postes d’une entreprise, l’élaboration d’un plan de recrutement pour chaque poste et la réalisation d’entrevues initiales pour les candidats potentiels. Ce poste peut également participer aux révisions annuelles du personnel, gérer le programme 401 (k) de l'entreprise et gérer les avantages sociaux des employés.
Les grandes entreprises comptant des milliers d'employés peuvent avoir besoin d'un service de paie. Des tâches d'administrateur de la paie du superviseur peuvent être disponibles dans de tels environnements pour déléguer des tâches et assurer un traitement de la paie en temps voulu. En tant que tel, cette personne développe et gère probablement toutes les fonctions liées aux objectifs de traitement de la paie de l'organisation. Il peut tenir des registres d’audit et surveiller la réglementation des agences gouvernementales locales ou nationales. Ce poste consacre également probablement du temps à la stratégie et à la planification de la paie tout en supervisant une équipe de gestion de la paie et ses membres du personnel respectifs.
Des tâches d’administrateur de la paie peuvent exister chez des prestataires de services régionaux qui gèrent plusieurs comptes clients. Ces sociétés exécutent souvent des fonctions de paie pour les sociétés afin de réduire les problèmes de paperasserie, de réduire les frais généraux et de fournir des rapports de gestion. En plus du traitement et de l’impression des chèques, les fournisseurs de services de paie émettent souvent des relevés de résultats des employés, des résumés des services et des notifications d’impôts à payer. Les responsabilités d’administrateur de la paie peuvent donc inclure la vente de services aux clients, la gestion de plusieurs feuilles de paie depuis un emplacement satellite et la réponse aux questions. Ces personnes sont également susceptibles d’agir en tant que représentants du service clientèle, où elles collectent des données et résolvent des problèmes.
On peut s’attendre à des exigences différentes de l’administrateur de la paie en fonction de la région de résidence et de l’employeur. La connaissance des logiciels spécifiques à la paie peut être utile, ainsi que des compétences en saisie de données de grande précision et la capacité de gérer des informations sensibles. La certification tend à être une qualification principale pour de nombreux emplois d’administrateur de la paie. Par exemple, l'Administration canadienne de la paie offre une certification à la fois pour le préposé à la conformité de la paie et pour le gestionnaire de la paie certifié. Les résidents du Royaume-Uni peuvent obtenir le certificat d'administrateur certifié de la paie et ceux des États-Unis peuvent obtenir le titre de professionnel certifié de la paie ou la certification fondamentale de la paie.