Quels sont les différents emplois de coordonnateur des événements spéciaux?

Les emplois de coordinateur d'événements spéciaux se trouvent le plus souvent dans les hôtels, les complexes hôteliers, les sites sportifs, les stades et les arènes sportives. Les entreprises de services complets de production et de décoration, ainsi que les promoteurs de concerts, engagent fréquemment des personnes pour remplir ce rôle. Certains professionnels de l'événement organisent des événements d'entreprise, tels que des cérémonies de remise de prix, des galas ou des voyages de stimulation. D'autres travaillent avec des personnes qui souhaitent organiser une affaire sociale, comme un mariage ou une bar-mitsva. Certains emplois de coordinateur d’événements spéciaux incluent la préparation d’événements publics et de festivals, auxquels peuvent assister des centaines ou des milliers d’invités.

Les responsabilités incluent généralement l'organisation des nombreux aspects d'une fonction particulière. Lors de la planification de festivals ou de concerts publics, par exemple, des personnes peuvent être embauchées pour promouvoir et commercialiser ces événements à grande échelle. D'autres exigences peuvent inclure l'embauche de vendeurs externes et de divertissements. Les personnes occupant des postes de coordonnateur d’événements spéciaux peuvent obtenir des autorisations d’événement, organiser un stationnement adéquat, coordonner les fournisseurs d’aliments et de boissons et gérer d’autres détails logistiques.

Certains autres types d’emplois de coordonnateur d’événements spéciaux incluent la planification et l’organisation de programmes d’entreprise. Par exemple, les voyages en avion, le transport terrestre, l'hébergement à l'hôtel, les réunions, les repas, les visites hors site, les activités de promotion du travail d'équipe et les soirées à thème peuvent tous être intégrés à ces types d'occasions. Le nombre de participants peut aller de 20 à plus de 2 000. De nombreux postes de coordonnateur d'événements spéciaux axés sur le marché des entreprises exigent un niveau de connaissances et d'expérience différent de ceux qui sont axés sur les célébrations sociales, telles que les mariages et les anniversaires.

Les décisions des entreprises clientes concernant leurs événements sont généralement influencées par le marketing et la stratégie de marque des produits, ainsi que par les directives budgétaires. Une réunion de vente ou d’incitation a souvent pour but d’améliorer ou de maintenir un moral élevé au sein de la population active et de motiver davantage les employés. Cependant, lorsque les clients planifient des événements sociaux, les objectifs sont considérablement différents.

Lorsqu'un couple décide de se marier et planifie son mariage, les décisions sont largement basées sur les émotions. Les futurs mariés peuvent également être préoccupés par ce que leurs amis et leur famille vont considérer de l’événement comme une expérience globale. Alors que les clients professionnels sont généralement moins concernés par les éléments de décoration, tels que les fleurs, ces détails peuvent constituer l'élément le plus important pour un client social.

Ces facteurs peuvent amener le coordinateur de l'événement à se concentrer sur des éléments de conception, tels que la recherche de la nuance de rose parfaite pour une pièce maîtresse, par opposition aux besoins audiovisuels d'une réunion d'affaires à grande échelle. Pour cette raison, les tâches du coordinateur des événements spéciaux seront différentes, en fonction du client et du type de parti ou de fonction à coordonner. Cependant, quel que soit le client, les compétences en communication interpersonnelle, ainsi que les capacités d’organisation, font partie des caractéristiques les plus importantes pour tout professionnel de la planification d’événements.