Quels sont les différents types de postes de back office?
Les personnes employées pour occuper des postes de back-office traitent principalement de problèmes opérationnels essentiels au fonctionnement quotidien de l'entreprise ou de l'entité gouvernementale pour laquelle ils travaillent. Les postes de back-office vont des postes de direction aux postes de débutants. Les employés qui travaillent dans les domaines de la paie, des ressources humaines (RH), de la technologie de l'information (TI) et de la comptabilité sont généralement classés dans la catégorie des employés administratifs.
Le service de la paie d'une entreprise ou d'une entité gouvernementale assure le suivi des heures travaillées par les employés et est responsable du versement des salaires du personnel le jour de la paie. Les postes de paie comprennent les commis à la saisie de données qui entrent les heures des employés et les commis à la comptabilité qui impriment les chèques de paie ou font en sorte que les fonds des employés soient directement déposés dans leurs comptes bancaires. Un responsable de département à l’étranger assume les tâches quotidiennes des commis à la saisie des données et à la comptabilité. Le responsable recrute également de nouveaux membres du personnel et, si nécessaire, licencie les employés dont les performances sont médiocres.
La plupart des grandes entreprises ont un service des ressources humaines présidé par un directeur ou un responsable. Le directeur a la responsabilité ultime de veiller à ce que le cabinet respecte les lois sur l’emploi. Un responsable des ressources humaines doit généralement posséder un diplôme universitaire en commerce ou dans un domaine connexe. Parmi les autres postes de back-office que l'on trouve couramment au sein du département des ressources humaines, on compte les recruteurs, qui sont responsables de la publication des offres d'emploi vacantes et de la conduite d'entretiens avec des employés potentiels. Les grandes entreprises exigent souvent que les membres de l’équipe des ressources humaines aient un diplôme universitaire, mais dans les plus petites entreprises, les recruteurs et les consultants en ressources humaines occupent souvent des postes de débutants.
Le service de comptabilité d'une entreprise emploie des employés qui équilibrent les comptes de l'entreprise et, dans certains cas, effectuent ou acceptent des paiements pour le compte de l'entreprise. Chaque service d’une entreprise ou d’un gouvernement dispose d’un budget annuel et le service de la comptabilité collabore avec les directeurs de département pour veiller à ce que le cabinet dans son ensemble respecte son budget de fonctionnement. Les grandes entreprises ont recours à des comptables agréés pour effectuer régulièrement des audits internes afin de s’assurer que les comptes de la société ne sont pas irréguliers. Le service de comptabilité est normalement géré par un dirigeant qui peut siéger au conseil d'administration.
La plupart des entreprises s'appuyant fortement sur les ordinateurs, le service informatique d'une entreprise a donc un rôle crucial à jouer dans les opérations quotidiennes d'une entreprise. Les postes de back-office dans le département informatique incluent généralement des employés du service d'assistance qui aident les employés à résoudre des problèmes techniques mineurs liés à leurs ordinateurs ou à leurs équipements de communication. Les programmeurs, qui ont normalement un diplôme universitaire, développent un nouveau logiciel pour le cabinet et organisent des sessions de formation pour enseigner à d’autres employés comment utiliser les nouveaux équipements et logiciels de communication. Les programmeurs expérimentés ou les membres de l'équipe informatique peuvent passer à un poste de responsable de département.