Quels sont les différents types de travaux de contrôleur de documents?
Les tâches du contrôleur de documents impliquent la révision de documents écrits pour une entreprise afin de s'assurer de leur conformité avec un ensemble de normes particulier. Dans les secteurs réglementés par le gouvernement, tels que les soins de santé ou l'éducation, ces professionnels peuvent être chargés de garantir des procédures uniformes pour l'examen des documents, la gestion des modifications et le stockage, comme mandaté par les organismes de réglementation. Le contrôle des documents peut également être intégré à d'autres rôles professionnels, notamment des rédacteurs techniques ou du personnel d'assurance qualité. Il existe également un certain nombre de packages logiciels conçus pour aider les entreprises à gérer les cycles de vie des documents, et les tâches du contrôleur de document peuvent impliquer l'utilisation de ces programmes. Ces professionnels peuvent également travailler avec des fournisseurs externes, notamment des imprimantes, des traducteurs et des correcteurs d'épreuves, afin de garantir le respect des normes de l'entreprise à toutes les étapes de la production de documents.
La conformité aux réglementations est un domaine dans lequel des tâches de contrôleur de documents sont souvent disponibles. Leurs positions peuvent inclure la mise à jour et l’examen de la documentation de procédure pour s’assurer qu’elle reflète les pratiques les plus récentes de la société, ainsi que la notification de tout changement aux organismes de réglementation compétents. Les responsables du traitement des documents peuvent également être chargés d'identifier les exigences légales en matière de documentation des modifications et de s'assurer que toutes les modifications de l'entreprise sont correctement communiquées et exécutées. Les postes de contrôleur de documents dans les affaires réglementaires ne sont généralement pas des postes de débutants, car ils nécessitent une certaine connaissance de la société ou des agences gouvernementales impliquées dans le secteur concerné.
D'autres tâches de contrôleur de documents peuvent être disponibles pour les candidats débutants et impliquent souvent des fonctions administratives plus élémentaires, telles que la mise à jour des bases de documents et du système de classement, ainsi que l'attribution de numéros d'identification à la littérature. Ils peuvent également être chargés de faciliter l’examen et la vérification de la documentation par des groupes internes et externes. Ces tâches peuvent être combinées à d'autres fonctions administratives générales telles que la saisie de données et la gestion de fichiers.
La grande majorité des entités commerciales utilisent un logiciel de contrôle des documents pour identifier, mettre à jour et stocker leur documentation. Certaines tâches du contrôleur de documents consistent à utiliser ce logiciel pour mettre à jour et gérer les systèmes d’information électroniques. Les personnes travaillant dans ce domaine peuvent également rassembler la documentation pertinente pour l'archivage et contribuer à faire en sorte que les documents publics respectent les normes de l'entreprise en matière de stratégie de marque et de problèmes juridiques. Ils peuvent également s'assurer que les enregistrements de la documentation sont à jour et conformes aux politiques et procédures de contrôle des documents en vigueur. D'autres employés peuvent demander conseil à ces professionnels lorsqu'ils recherchent de la documentation sur l'entreprise. Ils peuvent également aider à la préparation de textes tels que des offres, des propositions et des demandes de subvention en veillant à ce qu'ils respectent les exigences applicables.