Quels sont les différents types d'emplois de salle du courrier?
Il n’est donc pas surprenant que travailler dans une salle du courrier implique le traitement du courrier. Toutefois, pour le bon fonctionnement d’une salle du courrier, en particulier dans le cas des grandes entreprises, le travail des employés de la salle du courrier doit être divisé en un certain nombre de tâches spécifiques. En règle générale, les tâches de salle de courrier peuvent être divisées en deux catégories principales: celles liées au courrier entrant et celles liées au courrier sortant. Le courrier entrant nécessite généralement un tri et une distribution, tandis que le courrier sortant doit parfois être collecté, pesé, étiqueté et planifié pour être récupéré. Dans les salles de courrier qui emploient plusieurs commis, une seule personne fait souvent office de gestionnaire, déléguant et supervisant les différents travaux de la salle de courrier devant être effectués chaque jour.
Les nombreux travaux de salle de courrier utilisés pour traiter chaque jour avec succès le courrier d'une entreprise peuvent être divisés en deux catégories principales: ceux liés au courrier entrant et ceux liés au courrier sortant. Le traitement du courrier entrant commence généralement par le tri. Dans le cas de petites entreprises, le courrier peut être immédiatement trié en fonction du destinataire, tandis que dans les grandes entreprises, les lettres et les colis entrants peuvent d'abord être triés par département, puis organisés en fonction du destinataire. En fonction du volume de courrier, ce processus de tri peut être effectué à la main ou peut être complété à l'aide d'un équipement automatisé. Une fois que le courrier entrant a été trié, un ou plusieurs employés de la salle du courrier peuvent le distribuer à des destinataires individuels ou à des boîtes aux lettres ministérielles.
Les autres tâches de la salle du courrier concernent la gestion du courrier sortant. Les articles sortants peuvent être livrés directement à une salle du courrier via un système de goulotte, ou peuvent être retirés auprès d'expéditeurs individuels ou de bureaux ministériels ou de boîtes d'envoi par des commis de la salle du courrier. Une fois que les articles sortants sont arrivés dans la salle du courrier, ils peuvent avoir besoin d'être pesés et étiquetés avec l'affranchissement ou toute autre information nécessaire. Les commis de la salle du courrier peuvent avoir besoin de planifier les ramassages des articles à traiter par des entreprises de livraison privées. Les documents sortants peuvent ensuite être placés dans des boîtes aux lettres externes, dans une zone de collecte désignée ou, dans le cas d'un courrier interne, redirigés vers le service ou l'individu approprié.
Dans les grandes salles de courrier qui emploient plusieurs commis, une seule personne peut servir de superviseur, déléguer et superviser les différents travaux de la salle de courrier qui doivent être effectués chaque jour. Par exemple, un superviseur de salle du courrier peut confier des tâches de tri à un employé, des tâches de livraison et de collecte à un autre, ainsi que des tâches de pesage et d'étiquetage à un autre. Le superviseur peut également être responsable de l'exécution de tâches de niveau supérieur dans la salle du courrier, telles que la gestion des comptes de sociétés de livraison privées et la commande de fournitures d'affranchissement.