Quels sont les différents types de secrétaires?
Dans des contextes professionnels typiques, la plupart des secrétaires de bureau exécutent les mêmes tâches administratives de base. Cependant, dans certains types de bureaux, les secrétaires peuvent se spécialiser dans un domaine particulier et avoir des responsabilités uniques. Quelques exemples incluent les secrétaires exécutifs ainsi que les secrétaires qui travaillent dans les domaines juridique, médical et financier; ces postes nécessitent souvent une formation ou une expérience supplémentaire allant au-delà des tâches administratives habituelles. Les assistants virtuels, dont la plupart travaillent à distance dans un bureau séparé ou à l'extérieur de leur domicile, constituent une autre catégorie de secrétaires devenue courante dans le monde du travail moderne.
Traditionnellement, une secrétaire de bureau est la personne responsable de la gestion du travail administratif pour une organisation, telle qu'une agence, une entreprise ou une école. Il ou elle pourrait, par exemple, gérer les communications internes et externes, planifier des événements et des rendez-vous, gérer des bases de données ou d'autres systèmes de conservation des enregistrements, et veiller à ce que les activités de bureau se déroulent de manière fluide et efficace. Les secrétaires maîtrisent généralement la technologie, l'utilisation de téléphones, de télécopieurs, d'ordinateurs et d'autres équipements de bureau.
Un secrétaire exécutif est souvent l'assistant du dirigeant d'une organisation particulière ou d'un département de l'entreprise. Par exemple, un directeur à but non lucratif pourrait avoir un secrétaire exécutif, qui pourrait ensuite superviser les membres du personnel de secrétariat qui effectuent des tâches administratives courantes. Son rôle consiste souvent à coordonner le flux de travail du bureau et à déléguer des responsabilités de bureau à d'autres employés.
Les secrétaires juridiques, généralement supervisés par un avocat ou un parajuriste, s'acquittent généralement de tâches administratives liées aux procédures judiciaires. Par rapport à d’autres types de secrétaires, leurs travaux pourraient être davantage axés sur la recherche. Les autres tâches quotidiennes peuvent inclure la préparation de documents juridiques et la planification de réunions avec les clients et d’autres avocats.
Un secrétaire médical possède normalement des connaissances spécialisées en médecine ou en assurance maladie. Il ou elle peut travailler dans un bureau de médecin, une clinique ou un hôpital et est souvent responsable de la planification de rendez-vous et de la conservation des dossiers des patients. Le poste nécessite généralement des connaissances financières pour mener à bien les procédures de facturation. Comme une secrétaire juridique, une secrétaire médicale peut également effectuer des recherches. En outre, il peut être affecté à un professionnel de la santé spécifique, l’assistant dans la rédaction de rapports et d’articles de journaux ou dans la préparation de conférences.
Un secrétaire aux finances est un professionnel qui travaille souvent pour une église ou une autre organisation et qui nécessite un suivi minutieux des fonds entrants et sortants. Dans certains cas, le rôle de secrétaire financier n'est pas un poste rémunéré, mais plutôt un siège volontaire que quelqu'un occupe au sein d'un conseil d'administration ou d'un groupe de personnes apparenté. Il ou elle suit normalement les données financières et peut être responsable du traitement réel des fonds.
Les assistants virtuels sont généralement des pigistes travaillant à domicile ou ailleurs que dans un bureau traditionnel. Ils se fient beaucoup à la technologie, car la plupart de leurs travaux se font par ordinateur, fax et téléphone. Leurs domaines de compétence peuvent varier. Certains agissent en tant qu’assistants personnels de leurs superviseurs, planifient des tâches et s’acquittent d’autres tâches de bureau. D'autres pourraient se spécialiser dans certains domaines tels que les finances, la tenue de livres ou la transcription juridique ou médicale.