Quels sont les différents types de qualifications de secrétaire?
Les qualifications spécifiques dont on aura besoin pour devenir secrétaire peuvent varier considérablement en fonction du lieu de travail. Dans certains cas, les qualifications de secrétaire peuvent inclure uniquement un diplôme d’études secondaires et des compétences de base en lecture, écriture et mathématiques. Les compétences en communication sont également essentielles pour tout travail de secrétaire. Parfois, les qualifications de secrétaire sont plus strictes, car le poste peut nécessiter que le secrétaire exécute des tâches plus complexes en rapport avec une entreprise, un secteur d'activité ou une opération en particulier. Dans ce cas, la secrétaire suivra généralement une formation spécifique sur le poste ou dans un établissement postsecondaire.
Un secrétaire juridique, par exemple, devra posséder des qualifications de secrétaire directement liées à la profession d'avocat. Cette formation peut être dispensée sur le tas, mais le plus souvent, elle est entreprise dans un collège ou une université. La secrétaire devra obtenir un certificat d'études postsecondaires et certains tests de licence devront peut-être aussi être passés dans certaines situations. Il est parfois possible de devenir secrétaire juridique sans ces qualifications, mais le candidat à un poste devra posséder des compétences exceptionnelles en communication, en recherche et en organisation. Une compréhension de base des processus juridiques sera également utile, bien que le secrétaire puisse apprendre de tels sujets sur le tas.
Un secrétaire à la comptabilité ou aux finances peut de même obtenir un emploi sans nécessairement suivre de cours postsecondaires, mais une telle formation est généralement préférée par les employeurs. Une fois que le candidat à un emploi obtient son diplôme d'études secondaires ou acquiert un titre similaire, il peut s'inscrire à un programme de certificat d'études postsecondaires qui dure habituellement de six mois à un an. Il peut également s'inscrire à un programme d'études postsecondaires tel qu'un diplôme d'associé, renforçant ainsi ses qualifications. Un diplôme d'associé prend généralement environ deux ans et le candidat au poste développera les qualifications de secrétaire pouvant éventuellement conduire à une embauche ou même à une promotion au sein d'une entreprise.
Si un candidat à un poste souhaite acquérir les compétences de secrétaire mais ne veut pas nécessairement entrer dans une industrie ou un domaine spécifique, il est généralement judicieux de suivre des cours dans un collège communautaire axés sur le développement de compétences en mathématiques, en communication ou en informatique. La plupart des secrétaires s’occuperont de divers programmes informatiques, ce qui signifie qu’elles devront bien maîtriser les compétences informatiques de base à avancées. Le secrétaire peut s'inscrire à un cours axé sur un programme informatique spécifique ou suivre un cours axé sur l'amélioration des compétences en informatique.