Que fait un assistant de back office?
Un assistant de back-office exécute les tâches nécessaires à l'administration d'une entreprise, généralement sous la supervision d'un responsable de back-office ou, dans les petits bureaux, directement sous la responsabilité du ou des professionnels offrant des services. Le travail d'un assistant administratif dépend en grande partie du type d'entreprise pour lequel il travaille. Dans de nombreux services d'arrière-guichet, un assistant peut être chargé de l'exécution de tâches de base ou même avancées en matière d'administration de bureau et de comptabilité. Dans les cabinets médicaux ou dentaires, les assistants peuvent effectuer des travaux de laboratoire de base, préparer des échantillons à tester ou coder des dossiers médicaux pour la facturation de l'assurance.
Dans de nombreuses entreprises, certains travailleurs peuvent avoir la responsabilité de travailler avec des clients et des clients ainsi qu'avec le grand public. On dit souvent que ce personnel travaille au guichet. Les membres du personnel qui se concentrent sur la prestation de services de support et d’administration qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui traitent peu avec les clients, sont considérés comme du personnel administratif. Le nombre d'employés, la variété et la complexité de leurs tâches sont différents dans chaque back office. S'il y a plus d'un employé dans un bureau donné, au moins une personne joue le rôle de gestionnaire chargé de superviser le travail des autres. Si le back-office se compose de plusieurs départements différents, chacun travaillant sous un responsable différent, un assistant de back-office peut effectuer une gamme relativement étroite de tâches au sein de ce département.
Dans les situations où un back-office remplit des fonctions d'administration, d'informatique et de comptabilité, chaque assistant de back-office peut aider le service à effectuer ces tâches nécessaires. Par exemple, un assistant du back-office peut être responsable de la maintenance des feuilles de calcul sur tout ou partie des finances de l'entreprise. L'assistant relèverait alors de son responsable, qui peut être un comptable, un contrôleur ou un comptable en chef. Ceux qui effectuent d’autres types de tâches plus générales peuvent se rapporter à un chef de bureau.
Les qualifications pour être assistant administratif varient en fonction des tâches effectuées ainsi que de la nature du bureau. Dans de nombreux cas, un assistant administratif travaillant dans l'administration de bureau devra posséder au moins un diplôme d'études secondaires et une expérience de travail avec différents types de logiciels de bureau standard. Ceux qui effectuent des tâches plus spécialisées, telles que la comptabilité, peuvent avoir besoin d'un certain type de certification ou d'une formation en gestion de tableurs. Les employés de cabinet médical doivent généralement avoir des compétences et une formation encore plus spécialisées dans des domaines tels que le travail en laboratoire ou la facturation médicale.