Que fait un représentant en facturation?
Un agent de facturation gère les bases de données des clients, établit les factures et gère les communications liées aux problèmes de facturation. De nombreux services publics, cabinets médicaux et fournisseurs de services similaires utilisent des représentants de la facturation pour gérer leurs systèmes de facturation et de paiement. En règle générale, il n’exige aucune instruction particulière pour ce travail, sauf un diplôme d’études secondaires, bien que certains bureaux s’attendent à une expérience pertinente du soutien administratif et de la facturation. Les possibilités d'emploi peuvent varier en fonction de l'expérience, de la formation et de la région.
Lorsque de nouveaux clients ou de nouveaux clients arrivent, le responsable de la facturation les enregistre, collecte les informations de base, les enregistre et prend note de toute préoccupation particulière. Cela peut inclure l'admissibilité à des services par le biais d'une assurance ou d'autres programmes de paiement. Les représentants chargés de la facturation peuvent fournir des conseils, avertir les personnes de leurs obligations lorsqu'elles acceptent des produits et services et offrir des conseils sur la réduction des dépenses. Par exemple, si un client d'un cabinet médical a une assurance, le représentant en facturation peut vous conseiller d'obtenir une autorisation préalable pour certaines procédures ou certains traitements.
Lorsque la société fournit des services, le responsable de la facturation génère des factures et les envoie à la partie appropriée. Il peut s’agir d’une compagnie d’assurance, d’un organisme gouvernemental fournissant des services, d’un employeur ou d’une autre entité. Tout reste dû sur la facture est à la charge du client. Les représentants en facturation peuvent travailler sur des plans de paiement et d'autres mesures permettant de gérer des factures importantes et inattendues. Ils maintiennent les comptes des clients en règle et maintiennent la communication avec les clients qui ont des soldes impayés afin d’augmenter les chances de les recouvrer intégralement.
Ce travail peut inclure la vérification de l’assurance, des contrôles pour s’assurer que les clients sont assurés et pour déterminer la nature de leur couverture. Les représentants en facturation peuvent avoir besoin de se familiariser avec les pratiques de codage utilisées pour identifier les services et les procédures utilisant un système normalisé. Dans certains cas, plusieurs systèmes peuvent être utilisés par la même entreprise, en fonction de la destination des factures. Les compagnies d'assurance peuvent avoir leurs propres codes, par exemple, qui doivent être entrés correctement pour recevoir les paiements.
Les recouvrements initiaux sur les comptes clients qui semblent être en retard peuvent être la responsabilité d'un représentant en facturation. Cela peut inclure l’établissement des informations de contact correctes, l’émission de demandes de paiement et la fourniture d’informations sur les méthodes de paiement. Si les clients ne répondent pas aux tentatives de collecte, l'entreprise peut les confier à un tiers qui utilise des pratiques plus agressives, moyennant des frais. En se concentrant uniquement sur les recouvrements, à la différence d’un représentant chargé de la facturation qui s’occupe de diverses tâches, le tiers peut augmenter le taux de recouvrement.