Que fait un superviseur de facturation?
Un superviseur de facturation préside une équipe de commis-es chargés d’envoyer les factures aux clients et de recouvrer les paiements. Le superviseur doit attribuer des tâches au bureau de facturation et superviser les activités quotidiennes des commis. Dans certains cas, le superviseur peut avoir le pouvoir de recruter et de licencier des commis, tandis que les superviseurs ont presque toujours la responsabilité de dispenser une formation et des conseils sur le tas.
Les sociétés d’assurance, les hôpitaux, les sociétés de télévision par satellite et d’autres fournisseurs de services emploient généralement des équipes de facturation internes, ces équipes étant gérées par un superviseur de facturation. Certains employeurs exigent que les superviseurs aient obtenu un diplôme d'études collégiales en administration des affaires, en comptabilité, en gestion ou dans un domaine similaire. D'autres entreprises emploient simplement des commis à la facturation expérimentés et compétents pour assumer des rôles de superviseur. Les grandes entreprises d’assurance peuvent employer plusieurs superviseurs de facturation pour présider des équipes de commis s’occupant des paiements pour différents types de polices.
Au quotidien, le responsable de la facturation doit généralement fournir aux employés une liste des clients à facturer pour les services récents. Dans de nombreux cas, le superviseur doit établir des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels pour garder une trace du nombre de clients facturés et du nombre de factures payées. Le superviseur peut aider les employés à localiser les clients difficiles à joindre. De plus, le responsable de la facturation a normalement une certaine connaissance des pratiques et lois en vigueur en matière de recouvrement et peut donc conseiller les commis sur la meilleure manière légale de recouvrer une créance en souffrance.
Les clients contestent parfois les factures soit parce que les services énumérés n’ont pas été fournis, soit parce que le total de la facture s'écarte du coût estimé des services. Dans de nombreux pays, les entreprises d’assurance paient des primes d’assurance maladie pour le compte de l’assuré, mais les polices d’assurance ne couvrent généralement que certains coûts. Dans ce cas, les commis à la facturation doivent facturer à l'assuré le reste de la facture. Les frais de participation aux coûts entraînent souvent des conflits entre les employés et les consommateurs. Ces litiges sont généralement transmis au responsable de la facturation, qui est habilité à renoncer aux frais ou à confirmer les informations fournies par le greffier si la facture était exacte.
En plus de tenter de résoudre les litiges impliquant des clients, le superviseur de facturation doit également traiter les litiges interpersonnels impliquant des employés. Le responsable de la facturation a normalement la responsabilité de rédiger l’horaire du personnel et le pouvoir de sanctionner les employés en retard, qui ne se présentent pas au travail ou qui ont de mauvaises performances. Dans certains pays, les employés sont tenus de présenter des cartes de temps détaillant leurs heures de travail et le responsable de la facturation doit les signer pour autoriser les paiements de la paie.