Que fait un coordinateur de conférence?
Un coordinateur de conférence, également appelé planificateur de réunions et de congrès, fait le nécessaire pour faciliter l'organisation et l'organisation de réunions, conférences et autres événements spéciaux. Ils sont généralement responsables de la communication avec tous les types d'entreprises et de publics qui ont besoin de quelqu'un pour organiser un événement. La planification, la coordination et même la direction des détails de conférences ou de tout autre type d'événement spécial constituent une partie essentielle de ce travail. Les budgets, les contrats des fournisseurs et les préparatifs de voyage peuvent également être le travail d'un coordinateur de conférence. Les heures de travail des personnes occupant ce poste durent généralement plus de 40 heures par semaine et peuvent même nécessiter de travailler tard le soir ou le week-end.
Les coordinateurs de conférence peuvent contacter les organisations sponsors et les mettre en correspondance avec le public le plus réceptif. Les coordinateurs doivent avoir une connaissance de base des entreprises ou des organisations qui parrainent les conférences. Le succès d’un coordonnateur de conférence dépend en partie de sa capacité à comprendre l’impression qu’une entreprise souhaite communiquer et à la transmettre à ceux qui le recevront le mieux. Par exemple, un coordinateur de conférence peut contacter un groupe de recherche sur le cancer qui souhaite vanter ses dernières découvertes avec plusieurs groupes de survivants du cancer dans une région spécifique du pays. Réunir ces deux groupes est l’une des tâches les plus importantes du coordonnateur de conférence.
En raison de la préparation nécessaire pour un événement, les coordinateurs de conférence travaillent généralement sous une pression extrême et des contraintes de temps limitées. Cela nécessite beaucoup de patience et la capacité de garder son calme et une présence professionnelle tout en continuant à travailler dans des conditions difficiles. Un coordinateur de conférence doit établir rapidement une relation de travail avec un grand nombre de fournisseurs et de fournisseurs de services locaux afin de planifier et d’exécuter avec succès toutes les tâches nécessaires pour obtenir un résultat favorable pour toute conférence.
Des compétences exceptionnelles en organisation sont nécessaires au bon fonctionnement d’un coordinateur de conférence. Un coordinateur de conférence est responsable des dispositions logistiques et administratives associées à un événement. Il peut ainsi communiquer avec différents types de personnes, notamment des cadres supérieurs, divers fournisseurs de services, fournisseurs, techniciens et participants à la conférence. La capacité de faire des affaires et de négocier des contrats de services tout en travaillant avec un budget prédéterminé est une grande partie de ce travail.
Les coordinateurs de conférence passent une grande partie de leur temps au téléphone à élaborer des détails pour les conférences qu'ils organisent. Lorsqu'ils ne sont pas à leur bureau, ils travaillent généralement sur place dans un hôtel, un centre de congrès ou un autre lieu de conférence. Selon le type et la taille des entreprises pour lesquelles ils travaillent, les coordinateurs peuvent voyager fréquemment.
Un minimum de déplacements est requis pour les organisations ou événements locaux, mais travailler avec une grande entreprise avec des bureaux internationaux peut nécessiter des voyages à l'étranger. Les heures de travail sont généralement irrégulières et peuvent aller au-delà de la semaine de travail typique de 40 heures. En dehors des heures de travail, les tâches et le travail de fin de semaine peuvent être typiques, en particulier pendant les conférences.