Que fait un gestionnaire de contrat?
Un responsable de contrat gère l’administration de l’accord écrit entre une entreprise et un fournisseur. Le responsable peut travailler de part et d’autre du contrat. Ce poste est utilisé dans de nombreux secteurs, y compris les sociétés à but lucratif, les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales. Les tâches et l'étendue des tâches peuvent donc varier. En règle générale, un responsable de contrat est chargé de l'exécution du contrat et de la communication continue avec l'autre partie. Les tâches spécifiques peuvent inclure la maintenance des dossiers, l'établissement de rapports financiers et le suivi de la progression des termes du contrat.
De nombreux types d'entreprises et d'organisations font appel à des entreprises extérieures pour effectuer des travaux qu'il est impossible d'effectuer à l'interne. Ces entreprises sont sous contrat en tant que fournisseurs tiers et acceptent de respecter les termes d'un accord écrit. En règle générale, ces accords écrits couvrent une longue période, parfois plusieurs années, et constituent la base d’une relation permanente qui doit être gérée de manière étroite pour que les deux parties reçoivent ce qui a été promis dans le contrat. La relation doit également être gérée pour que le projet reste dans les paramètres du contrat et que les changements de personnel ne perturbent pas les opérations.
De plus, chaque contrat est différent. Il n’existe pas de contrat de fournisseur standard comportant les mêmes conditions, quelles que soient les parties impliquées. Le gestionnaire de contrat gère chaque contrat comme une relation unique avec ses propres termes et paramètres. En règle générale, il est affecté à une négociation une fois les conditions convenues et est responsable de la signature et de la livraison de tous les documents. Une fois que le contrat est opérationnel, il sert de personne-ressource pour l'administration jusqu'à la conclusion du contrat.
L'administration d'un contrat peut inclure de nombreuses tâches spécifiques, en fonction de la nature de la mission. Le responsable du contrat est responsable de la communication entre les parties, y compris des mises à jour de statut qui permettent de suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs. Dans de nombreux cas, il peut agir en tant que responsable de la conformité pour le contrat, effectuer des visites sur site et effectuer des contrôles inopinés afin de s’assurer qu’il ne se passe rien d’inhabituel. Le plus souvent, le responsable des contrats est responsable du budget des dépenses, du suivi des dépenses, de la collecte des reçus et de la liaison avec le service financier afin de créer des rapports financiers.
Le responsable des contrats gère également les écarts de contrat et gère les changements. Si le fournisseur rencontre un problème de rotation du personnel clé ou si une modification du budget doit passer par les canaux d'approbation, le responsable des contrats gère les détails pour que le projet continue de fonctionner correctement. En règle générale, il est responsable des rapports périodiques sur les contrats qui présentent l'état d'avancement des travaux réalisés dans le cadre du contrat aux parties prenantes.