Que fait un greffier au rôle?

Dans la plupart des juridictions, tout ce qui se passe dans une affaire judiciaire est consigné sur ce que l’on appelle le bordereau. En règle générale, chaque tribunal a une personne qui est chargée de saisir les informations sur la feuille de registre pour chaque affaire. Le greffier, comme on l'appelle, aura généralement diverses tâches de bureau dans le greffe, dont le principe est de conserver les feuilles de registre dans chaque dossier ainsi que sur le système informatique du tribunal, le cas échéant.

Les employés qui travaillent dans un greffe peuvent varier légèrement d’une juridiction à l’autre; Cependant, quelques employés clés se trouvent dans la plupart des greffes. La plupart des tribunaux ont un huissier de justice chargé de maintenir l'ordre au tribunal, un sténographe judiciaire qui enregistre les débats et un greffier au greffe qui conserve les dossiers. En fonction de la taille du tribunal, le greffier peut également effectuer d'autres tâches de secrétariat ou se concentrer uniquement sur la tenue des dossiers.

Lorsqu'un dossier est ouvert, un fichier physique doit être créé pour garder une trace de tous les dépôts dans le dossier. Dans de nombreux tribunaux, un fichier électronique est également créé sur le système informatique du tribunal. L'un des premiers documents placés dans le fichier sera un dossier. Le bordereau est simplement une feuille de papier qui permet de conserver un enregistrement de tout ce qui se passe dans le cas et de la date à laquelle cela s’est produit.

Lorsqu'une plaidoirie est déposée devant un tribunal, la partie qui demande l'initiation doit généralement la présenter au greffier au rôle. Le greffier inscrit ensuite au dossier le document avec la date et l'heure de son dépôt. Le document original peut ensuite être placé directement dans le dossier ou transmis au juge pour examen, en fonction de la nature de la plaidoirie. Il peut également être nécessaire de consigner le dépôt dans le système d’enregistrement informatisé du tribunal.

En plus de garder une trace des documents déposés dans une affaire, un dossier peut également inclure un résumé des procédures judiciaires. Par exemple, si une audience initiale ou une audience préliminaire a lieu, la feuille de registre indiquerait un résumé de base de ce qui s'est passé lors de l'audience. Le greffier est responsable de la rédaction d’un résumé de la procédure chaque fois que l’affaire est devant le tribunal. Lorsque le dossier est terminé, le greffier est responsable de la fermeture du dossier.