Que fait un coordonnateur du contrôle des documents?
Un coordonnateur du contrôle des documents est responsable de tout type de documentation qu'une entreprise pourrait utiliser pour mener ses activités. Cela comprend généralement des images et des diagrammes, des enregistrements informatiques et des écritures. Ce coordinateur peut mettre en place un système de documentation et sera généralement chargé de le gérer et de le contrôler. Il peut également être responsable de la création des procédures d'utilisation du système et aidera probablement les autres utilisateurs à les utiliser efficacement. Le coordonnateur du contrôle des documents est essentiel au succès des services de production, car il est chargé de suivre les modifications et les améliorations apportées aux projets.
Les types de documents qu'un coordonnateur devra suivre et stocker varieront d'un secteur à l'autre. En fonction du type d'entreprise dans laquelle il travaille, un coordinateur du contrôle des documents développera et mettra en œuvre un système de stockage et de récupération de la documentation nécessaire. Il peut collecter et suivre des fichiers papier, des illustrations et des plans. Il pourrait également être responsable du contrôle de la facturation et des autres documents liés à un projet spécifique au sein de l'entreprise. Le système peut s’appliquer à l’ensemble de la société, auquel cas le coordinateur associera plusieurs départements différents, en fonction du type de documentation.
Dans tout projet d’entreprise impliquant la tenue de registres, plusieurs départements et employés participeront à la création et à la diffusion des informations. Le coordonnateur du contrôle des documents gérera tous les efforts visant à collecter et à contrôler cette masse d'informations, ainsi que les documents et les fichiers informatiques qui les accompagnent. Cela fera de la communication efficace avec les autres ministères et organisations externes un rôle essentiel pour quiconque dans cette profession.
Les documents que le coordinateur doit superviser peuvent provenir de services internes à l'entreprise ou de sous-traitants et clients externes. Il doit souvent vérifier les informations auprès de plusieurs superviseurs pour s'assurer de l'exactitude de la documentation. Il peut également être chargé de préparer et de distribuer des copies des documents aux services internes et externes. Le coordinateur du contrôle des documents sera chargé de suivre les modifications apportées à la modélisation et à la fabrication des produits, ainsi que de stocker et de récupérer les documents aux fins d'évaluation et de révision. En outre, il peut être responsable de la présentation des informations de contrôle des documents à la direction et aux clients.
La journée type d'un coordinateur du contrôle des documents sera probablement consacrée à l'organisation, au catalogage et au suivi des fichiers papier et électroniques. Il passera du temps à coordonner avec d'autres personnes de sa propre entreprise, ainsi qu'avec des organisations extérieures. Il passera peut-être une partie de sa journée à superviser et à former les autres aux politiques et procédures de contrôle des documents.