Que fait un administrateur général?
Un administrateur général est également appelé chef de bureau ou assistant administratif. Bien que les descriptions de travail varient quelque peu d'une entreprise à l'autre, l'administrateur général peut être chargé de traiter toute la correspondance, de répondre aux lignes téléphoniques, de prendre des messages, de préparer les rapports et autres tâches de bureau. Dans certains cas, les administrateurs généraux peuvent avoir besoin d'une formation spécialisée pour effectuer certaines de ces tâches dans des environnements de bureau hautement techniques. Le terme est le plus couramment utilisé pour les emplois de bureau dans les pays anglophones à l'extérieur de l'Amérique du Nord.
L’une des principales responsabilités de l’administrateur général est de traiter toute la correspondance, non seulement de vérifier le courrier entrant et de s’assurer qu’il parvient à la personne appropriée, mais également de taper la correspondance pour le courrier sortant. Certains administrateurs généraux doivent parfois se rendre au bureau de poste pour aller chercher le courrier, mais souvent, le courrier est livré à un emplacement central dans un bureau pour être ensuite distribué. Cette obligation est d’une importance vitale pour de nombreuses entreprises, qui peuvent avoir des offres ou d’autres documents qui doivent être examinés dans des délais serrés.
Dans certains environnements de bureau, un administrateur général est chargé de préparer des rapports sur diverses plates-formes logicielles. Par conséquent, ces postes nécessitent une bonne compréhension des logiciels de bureau, y compris des produits utilisés pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les diaporamas. L'administrateur général est souvent responsable de prendre les informations brutes et de les mettre dans un format attrayant et présentable. Un superviseur approuve généralement le produit fini avant son envoi.
Avec l'avènement des extensions directes et de la messagerie vocale, le travail d'un administrateur général en matière de réponse et de transfert d'appels téléphoniques est quelque peu réduit dans la plupart des bureaux. Toutefois, il peut arriver que l’employé soit appelé à répondre au téléphone pour le chef ou d’autres dirigeants. Certaines questions peuvent ne pas être en mesure d'attendre et il appartient à l'administrateur de comprendre la situation et de proposer une réponse appropriée. De plus, certains cadres préfèrent qu’une personne du bureau d’office filtre les appels téléphoniques avant de les envoyer.
Les administrateurs généraux peuvent également offrir un soutien administratif par le biais de la gestion de base de données. Par exemple, si la société est membre ou a besoin de gérer une liste de ventes, cette tâche peut incomber à l'administrateur général. Il appartient à cette personne de s’assurer que la base de données ne contient pas d’informations obsolètes afin de maintenir un contact fiable avec les clients.
Dans certains bureaux, l’administrateur général est également responsable de la définition et de la gestion de la planification d’un ou de plusieurs cadres. Dans ce cas, l'administrateur organisera des réunions, confirmera des rendez-vous et tentera de respecter l'horaire de la journée dans la mesure du possible. Cela peut également inclure des préparatifs de voyage.