Que fait un administrateur de subventions?
Un administrateur de subventions est chargé d’affecter des subventions au sein d’une organisation ou d’une entreprise. L'administrateur traite les écritures et les applications, attribue les subventions et veille à ce que les fonds soient dépensés conformément aux conditions. Un administrateur de subvention traite souvent avec cinq clients ou plus à la fois, en assurant le suivi des détails et en distribuant les fonds en fonction de chaque client. La plupart des budgets avec lesquels travaillent les administrateurs pour chaque client vont de deux à cinq millions de dollars US.
Pour devenir administrateur de subventions, il n’existe aucun ensemble spécifique de cours à suivre, bien qu’un baccalauréat soit nécessaire. Il est recommandé d’étudier un domaine lié à la recherche car c’est le domaine dans lequel la plupart des clients souhaitent des subventions. Après avoir obtenu un baccalauréat, devenez certifié en gestion de subventions. Les séminaires sont proposés par des groupes tels que la National Grants Management Association (NGMA), et les administrateurs de subventions ont la possibilité de choisir l’une des trois voies différentes de la gestion des subventions: voie fédérale, voie de passage ou voie du bénéficiaire.
Un administrateur de subventions travaillant dans la filière fédérale occupe généralement un poste gouvernemental; il gère les subventions accordées par le gouvernement. La voie de transmission est un aspect de la gestion des subventions dans lequel l’administrateur de la subvention travaille en étroite collaboration avec le bénéficiaire de la subvention, en l’informant du processus et des responsabilités associés à l’obtention d’une subvention. Dans le volet Destinataire, les tâches d’administrateur d’octroi de subventions visent essentiellement à aider ceux qui ont besoin de subventions à en faire la demande. Une fois la certification terminée, un travail d'administrateur de subventions peut être obtenu. Une fois qu'il commence à pratiquer, il est fortement recommandé à l'administrateur de suivre 16 jours de formation par an pour se tenir au courant des changements sur le terrain et des nouveaux processus et procédures de gestion des subventions.
Le rôle le plus fondamental des administrateurs de subvention consiste à traiter et à préparer les demandes de subvention. Cela implique d’examiner les budgets des clients, de les guider dans l’octroi des subventions, d’obtenir les documents et autorisations nécessaires avant que la subvention puisse être octroyée, de saisir les données dans le système de l’organisation pour assurer le suivi des subventions distribuées, de rassembler tous les documents complétés et signés et de transmettre ces documents au personnel approprié. Une deuxième tâche est l'administration du projet. Cela implique d'expliquer les conditions de la subvention, de veiller à ce que les procédures de suivi soient correctement gérées, d'enregistrer les dates critiques et les paiements, de créer et de gérer les commandes d'achat et de surveiller les paiements. Au cours de la dernière étape du paiement, l’administrateur de la subvention recherche les rapports financiers nécessaires auprès du client, vérifie les enregistrements de paiement, étudie les rapports financiers, examine les factures et enregistre les reçus.