Que fait un secrétaire junior?
Les tâches d'un secrétaire débutant peuvent varier en fonction de l'entreprise pour laquelle il travaille, ainsi que du nombre d'autres employés. Il s’agit d’un poste d’assistant administratif d’entrée de gamme. Cependant, beaucoup de personnes sont en mesure de commencer à occuper ce poste avec très peu d’expérience ou d’éducation, ce qui constitue un avantage considérable. Dans la plupart des cas, un sous-secrétaire se rapportera à une secrétaire occupant un poste supérieur et se verra confier de nombreuses tâches autour du bureau. Cela peut impliquer de répondre aux téléphones, d’accueillir les clients à leur arrivée et de garder les fichiers organisés. Certaines secrétaires subalternes sont également responsables du nettoyage du bureau et de la propreté des toilettes.
En règle générale, les responsabilités quotidiennes d'un secrétaire subalterne consistent à veiller à ce que le bureau fonctionne efficacement et avec succès. Répondre au téléphone et diriger les appelants vers la personne appropriée occupe souvent une grande partie de la journée. Un secrétaire junior peut également être chargé de répondre au courrier électronique, ainsi que de recevoir et de trier le courrier physique tous les jours pour le renvoyer au bon endroit. Utiliser des machines de bureau pour faire des copies, distribuer des mémos ou composer des lettres est un autre aspect important du travail. Par conséquent, une personne occupant ce poste devrait avoir d'excellentes compétences en communication et en dactylographie, ainsi qu'une compréhension des technologies de bureau.
Accueillir les clients sans rendez-vous, ou les aider à répondre à des questions ou à remplir des écritures, pourrait également faire partie des responsabilités d'un secrétaire junior. Il est important d'être agréable et de toujours regarder et se comporter de manière professionnelle. Dans certains bureaux, le secrétaire peut être la première personne que les gens voient quand ils franchissent la porte. C'est donc particulièrement important. En conséquence, le sous-secrétaire pourrait également être responsable du maintien de l'apparence du bureau; classer les documents, garder les choses bien rangées et garder les zones propres.
Certains secrétaires pourraient également être responsables de la maintenance des fournitures de bureau. Un sous-secrétaire pourrait être invité à dresser l'inventaire, par exemple, et à passer une commande de fournitures supplémentaires au besoin. Les secrétaires qui réussissent leurs tâches de base peuvent se voir attribuer des responsabilités supplémentaires telles que la planification et la planification de réunions, ou la rédaction de comptes rendus de réunions et la préparation de rapports, par exemple. En règle générale, les secrétaires subalternes sont éligibles aux promotions car ils acquièrent de l'expérience de travail et des compétences de bureau supplémentaires, ce qui en fait un cheminement de carrière rentable pour de nombreuses personnes intéressées par ce type de travail.