Que fait un administrateur de cabinet médical?
Un administrateur de cabinet médical, également appelé parfois secrétaire médical ou assistant de bureau, est principalement chargé de répondre au téléphone, de fixer des rendez-vous et de gérer les dossiers des patients dans un dispensaire ou un autre cabinet médical. Ces professionnels travaillent souvent directement pour des médecins et des infirmières, mais ils peuvent également être employés dans des hôpitaux, des centres de soins d'urgence, des centres de vie assistée ou des centres de soins palliatifs. Le travail est généralement similaire quel que soit le contexte et tend à se concentrer sur des tâches de secrétariat et de gestion de base des tâches administratives.
Interaction directe avec le patient
Dans la plupart des cabinets médicaux, l’administrateur est la première personne que les patients voient au moment de leur arrivée. Il s’assoit généralement à un bureau situé près de l’entrée principale et est généralement chargé de l’enregistrement des personnes, de répondre aux questions et de s’assurer que les patients se sentent bien. facilité. Selon le bureau, cette personne peut également être chargée de gérer la salle d'attente, notamment de la garder rangée et de veiller à ce que des distractions telles que du matériel de lecture, des jouets ou des émissions de télévision appropriées soient disponibles.
La gestion de la paperasse que les patients doivent remplir fait également partie du travail dans la plupart des endroits. En règle générale, les administrateurs collectent et enregistrent les informations sur l’assurance, les formulaires d’historique médical et les informations à fournir, et demandent également les co-paiements et les factures de temps de service dus.
Répondre aux appels et gérer les calendriers
Manning the phones est une autre partie très importante du travail de ce professionnel. Les personnes qui appellent les cabinets médicaux parlent généralement à un administrateur, du moins au début, notamment pour obtenir des indications telles que se rendre au bureau ou prendre rendez-vous. En cas d'urgence médicale, le réceptionniste transmet généralement l'appel à un médecin ou à une infirmière. Sinon, il reçoit un message très détaillé et transmet les informations les plus importantes à l'expert médical «sur appel».
Le travail exige également beaucoup de savoir-faire en matière de planification et d'organisation du temps. Les administrateurs créent et gèrent généralement des calendriers pour les rendez-vous, les consultations de patients et les réunions importantes qu'ils doivent maintenir à jour en permanence. Lorsque des médecins, des infirmières ou d'autres professionnels de la santé ont pris du retard ou doivent manquer des journées, c'est à l'administrateur de régler les choses. Le fait d'appeler des patients, de reprogrammer des événements et de déplacer des rendez-vous à tout moment peut être un élément essentiel du travail.
Travail de bureau
Le monde médical est fortement dépendant des archives et l’un des plus grands travaux de l’administrateur du cabinet médical est de garder la paperasse et les dossiers écrits en ordre. Cela commence généralement par les dossiers des patients. L'administrateur doit généralement concevoir un système permettant de maintenir les fichiers à jour et accessibles, ce qui implique souvent l'informatique et la tenue de dossiers électroniques. La plupart des bureaux modernes associent à la fois des fichiers numériques et des fichiers papier. Or, organiser et assimiler les deux peut s'avérer une tâche plus lourde qu'il n'y paraît.
Les administrateurs de bureau peuvent également être responsables de la gestion de la correspondance et du traitement de tâches telles que les factures de services publics et la gestion de la paie. Cela dépend en grande partie de la taille du bureau en question - les grandes opérations, telles que les hôpitaux, ont souvent des services de facturation spécifiques qui gèrent les problèmes financiers, mais dans les petites entreprises, ces tâches incombent souvent à la personne qui se trouve à la réception. À certains endroits, cette personne peut également s'occuper de la paperasse d'assurance, notamment émettre des factures aux patients et gérer les paiements à des tiers.
Médecins assistants
Selon le bureau, un administrateur peut également être appelé à aider le personnel médical dans des tâches telles que la dictée, la transcription et la préparation de la salle d’examen. La commande de tests de laboratoire peut également être nécessaire. Dans certains cas, les professionnels de la santé traitent leur personnel de bureau comme des assistants personnels, leur demandant de prendre des dispositions comme organiser leur transport personnel, faire des réservations pour le dîner ou faire la collecte à sec, bien que cela ne soit en aucun cas une partie universelle de la description de travail.
Différents milieux de travail
Un administrateur de cabinet médical peut travailler dans de nombreux endroits. Les pratiques individuelles sont parmi les plus courantes, mais le travail peut être trouvé à peu près partout où les patients et les professionnels de la santé interagissent - hôpitaux, maisons de soins infirmiers et cliniques autonomes en sont quelques exemples. Il est parfois aussi possible de trouver de tels administrateurs qui travaillent à domicile, souvent en tant qu '«assistants virtuels». Les médecins et autres personnes qui gèrent de petites pratiques peuvent ne pas avoir les frais généraux nécessaires pour embaucher du personnel pour organiser des rendez-vous et gérer des dépôts à temps plein. aider quelques heures par semaine est souvent utile. Les arrangements de travail à domicile nécessitent généralement un accès à Internet et une ligne téléphonique dédiée pour le traitement des appels médicaux, mais les détails peuvent varier considérablement en fonction des circonstances.
Exigences de formation et d'éducation
Les employeurs définissent en grande partie leurs propres exigences en matière d’embauche d’administrateurs de cabinet médical, mais un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est presque toujours essentiel. Expérience de travail de bureau est également un atout, et une connaissance de la facturation et du codage médicaux peut également être utile. Certains collèges communautaires et écoles professionnelles proposent des cours spécialement conçus pour former les personnes à travailler dans des cabinets médicaux. Bien que ces types de programmes ne garantissent aucunement un travail en tant qu'administrateur de cabinet médical, ils peuvent aider les candidats à se faire remarquer, en particulier lorsqu'il s'agit d'emplois concurrentiels ou d'employeurs souhaitables.