Que fait un coordonnateur de la paie?
Un coordonnateur de la paie gère le système d'indemnisation des employés et de paiement des taxes sur l'emploi. Cela inclut le temps de traitement travaillé pour le salaire normal, mais peut également inclure la gestion des remboursements, le calcul des indemnités dues et le traitement des primes et autres contrôles ponctuels. L'étendue réelle du travail d'un coordinateur dépend de la structure organisationnelle de l'entreprise. Les grandes entreprises dotées de services de comptabilité diversifiés affecteront généralement un coordonnateur de la paie au strict nécessaire. Les petites entreprises sans personnel spécialisé en comptabilité ou en ressources humaines s'attendront probablement à ce qu'un coordinateur fasse tout ce qui est nécessaire pour payer les employés et assurer le suivi des avantages.
Le traitement de la paie est l’un des aspects les plus complexes des opérations commerciales. La tâche est fortement réglementée à partir d'un certain nombre de directions. La loi oblige les employeurs à payer les employés selon un barème convenu, selon un montant convenu, et à rémunérer correctement les heures supplémentaires effectuées. La loi oblige également les entreprises à payer des taxes sur l’emploi appropriées aux gouvernements locaux et régionaux. En outre, les autorités fiscales exigent des entreprises qu’elles conservent la preuve du temps travaillé par leurs employés lorsque les dépenses de l’entreprise sont auditées par le gouvernement.
Ces responsabilités juridiques potentielles font de la gestion de la paie une fonction essentielle de l’entreprise. Un coordonnateur de la paie est un spécialiste recruté spécialement pour gérer le processus de paiement des employés selon un horaire établi. Cela comprend la collecte, la révision et l'archivage des feuilles de temps, la vérification de l'exactitude du processus de rapport de temps et la mise en place des autorisations appropriées pour le paiement de la paye régulière et des heures supplémentaires. En fin de compte, le coordinateur est responsable de l’emballage du paiement et de sa remise aux employés. Couper des chèques et organiser des dépôts électroniques sur les comptes bancaires des employés sont les moyens habituels de finaliser la paie.
Même si une entreprise est petite et ne compte qu'un nombre limité d'employés, un coordonnateur de la paie peut souvent gérer le processus de paie à la main. Les calculs de temps sont conservés dans un tableur financier, les chèques sont exécutés en interne et les paiements d'impôts sont effectués via un compte commercial direct auprès de l'agence des impôts. Cependant, dès qu'une entreprise atteint une certaine capacité, il devient impossible de gérer la masse salariale de cette façon. Un coordonnateur de la paie du niveau suivant est responsable de l’exécution d’un logiciel de paie ou du travail avec une entreprise de traitement de la paie. Les tâches sont fondamentalement les mêmes sauf que tout le système est informatisé.
À mesure que l'effectif augmente, les besoins en gestion de la paie augmentent également. En fonction de la structure opérationnelle de l'entreprise, un coordonnateur de la paie peut tenir un relevé des avantages dus aux employés, tels que les cotisations accumulées à un régime de retraite. Il peut être chargé de suivre et d’exécuter le remboursement des dépenses et de répondre aux questions des employés sur leur taux de rémunération et d’autres questions. Un coordinateur travaillera avec le personnel de la comptabilité et des ressources humaines pour effectuer ces tâches auxiliaires, ou remplacera parfois le personnel affecté à ces services, selon les circonstances.