Que fait un stagiaire en paie?
Les stagiaires en paie sont des employés débutants qui reçoivent une formation en cours d'emploi avant de passer à des postes permanents de commis à la paie. À la manière d'un employé en poste, un stagiaire en traitement de la paie traite les paiements des salaires des employés et effectue les retenues nécessaires pour couvrir les taxes et autres frais. Les stagiaires travaillent normalement sous la supervision directe de commis expérimentés ou de directeurs de départements.
Généralement, un stagiaire en traitement de la paie doit avoir obtenu son diplôme d'études secondaires, mais la plupart des entreprises ne s'attendent pas à ce que les stagiaires aient un diplôme universitaire, car les postes de commis sont des postes de débutants. Il est montré aux stagiaires comment lire les fiches de présence des employés contenant des informations telles que les heures travaillées par l’employé. Dans certains pays, la législation du travail impose aux employeurs de verser une rémunération supplémentaire ou des heures supplémentaires aux employés dont la durée hebdomadaire de travail dépasse certains maximums. Les entreprises utilisent des codes de paie pour distinguer les heures de travail normales des heures supplémentaires, des vacances et des congés de maladie. Au cours de la période d'orientation initiale, les stagiaires sont initiés aux différents codes de paie et à la manière de saisir des informations dans les systèmes et logiciels de paie.
Dans de nombreux pays, les employeurs sont tenus de retenir les taxes sur les salaires des employés. Les commis à la paie et les stagiaires sont responsables du calcul de ces retenues obligatoires. Les commis calculent le salaire annuel des employés et utilisent une matrice de taux d’imposition pour déterminer le montant de l’impôt que chaque employé doit payer. Par conséquent, un stagiaire en paie doit avoir de bonnes compétences en mathématiques et le souci du détail. En outre, dans certains pays, les travailleurs peuvent verser des contributions avant impôt sur leurs comptes de retraite et de santé, auquel cas les employés et les stagiaires doivent déduire de l’argent des chèques de paie et prendre les dispositions nécessaires pour que cet argent soit déposé sur les comptes appropriés.
De temps en temps, les chefs de département et les employés font des erreurs lors de la saisie des informations de paie, et un stagiaire en paie doit vérifier l'exactitude des fiches de présence avant de traiter un paiement. Les stagiaires doivent souvent contacter les employés pour résoudre les problèmes liés à de telles erreurs, ce qui signifie qu'ils doivent posséder de bonnes compétences administratives et interpersonnelles. Dans de nombreux pays, la législation oblige les employeurs à conserver les informations relatives à la paie pendant plusieurs années et les stagiaires sont souvent chargés de classer les documents de paie.
Au jour le jour, un stagiaire en paie est responsable du même genre de tâches et de responsabilités qu'un employé permanent du service de la paie. Alors que les commis à la paie sont généralement responsables de leur propre travail, le travail d'un stagiaire en paie est normalement inspecté par un superviseur avant que tout paiement de salaire ne soit traité. En outre, les stagiaires doivent souvent passer des tests sur divers aspects de leur travail avant de pouvoir commencer à gérer des tâches plus complexes. Les stagiaires qui font des erreurs minimes sont finalement capables de travailler sans supervision directe. Lorsque cela se produit, le processus de formation se termine généralement et les stagiaires deviennent des commis à la paie à part entière.