Que fait un coordonnateur de la planification?
Un coordinateur de la planification gère essentiellement un événement ou une réunion pour un particulier ou une entreprise, parfois à grande échelle. Les postes de coordinateurs communs incluent les types de mariage, d'affaires, de convention et de réunion, parmi d'autres coordinateurs pouvant exister dans diverses industries. Ces personnes voient un événement du début à la fin, impliquant un client uniquement lorsqu'une décision majeure ou une modification du plan est nécessaire. Parmi les tâches courantes du coordinateur de la planification, citons la sélection d’un site de réunion, l’étude des besoins et de l’environnement du client, l’acquisition de nourriture et de boissons, la coordination de toutes les activités des fournisseurs et la conclusion de l’événement pour le client. Tous les événements ne sont pas identiques, ce qui rend cette carrière enrichissante pour ceux qui aiment la variété dans un travail.
L'éducation formelle n'est pas toujours nécessaire pour un coordonnateur de la planification, bien que cela ne signifie pas que cette carrière est non qualifiée. Un grand organisme qui recrute des coordonnateurs auprès de ses clients peut exiger un diplôme collégial, mais de nombreuses personnes travaillent en tant que sous-traitants avec un minimum d’éducation formelle. Les diplômes communs applicables à cette carrière comprennent les relations publiques, la gestion hôtelière et de l’hôtellerie, la communication ou le marketing. Dans certains cas, une personne qui choisit de travailler avec des clients commerciaux peut trouver un diplôme universitaire utile pour placer ses compétences au-dessus de celles d’un autre coordonnateur de la planification. La formation peut également être nécessaire une fois que la personne a trouvé un emploi dans une organisation qui engage plusieurs types de coordinateurs.
Lorsqu'un coordonnateur de la planification s'engage pour la première fois avec un client, il tente de déterminer le type d'événement et ce que le client souhaite. Les coordinateurs expérimentés disposent le plus souvent de portefeuilles de réunions ou d'événements antérieurs qu'ils peuvent utiliser comme exemples pour de nouveaux clients. Les décisions communes concernant les événements incluent l'emplacement, le niveau de formalité, le type de nourriture, la durée de certaines activités et une variété d'autres. La plupart des réunions et des événements peuvent prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, à planifier, en fonction de leur taille et de leur portée. Par exemple, les organisateurs de mariage peuvent prendre presque un an pour planifier un événement en fonction des besoins et des désirs du client.
La plupart des événements sur lesquels travaille un coordinateur de la planification nécessitent d'excellentes compétences en gestion du temps et en organisation. Les coordinateurs extrêmement performants trouvent souvent leurs talents dans plusieurs directions, avec plusieurs clients et événements en même temps. Certains coordinateurs peuvent trouver cela épuisant physiquement et émotionnellement, d'autres peuvent trouver stimulant de voir un événement de grande envergure se concrétiser. De nombreux coordonnateurs de la planification peuvent également assister à l'événement et superviser plusieurs activités, ce qui leur permet de travailler directement avec les participants. Il peut également être gratifiant de voir une production à grande échelle à son comble.