Que fait un assistant aux achats?
Un assistant aux achats s'acquitte de tâches essentielles dans les secteurs nécessitant un approvisionnement constant d'articles, tels que les sociétés de fabrication. Cette position administrative garantit que les travailleurs disposent de suffisamment de matériaux pour une productivité efficace, tout en réduisant les coûts pour des bénéfices globaux plus élevés. Les assistants aux achats doivent être à l'aise avec les mots écrits et parlés, ainsi que maîtriser les calculs mathématiques.
La principale tâche d'un assistant aux achats consiste à planifier les achats de matériel et à estimer les heures d'arrivée. Les entreprises ne peuvent pas manquer d'éléments essentiels à la création d'un produit hautement souhaité, tels que les composants internes du téléphone cellulaire. L'assistant vérifie l'inventaire actuel et constate son épuisement, à la fois sur papier ou dans des fichiers électroniques, et dans l'entrepôt physique. De faibles niveaux de stocks nécessitent un achat auprès du fournisseur spécifique pour une expédition rapide, évitant ainsi tout écart d'inventaire.
La précision des commandes est essentielle au succès d'un assistant aux achats. Chaque quantité d'article doit être confirmée avant que la commande d'achat soit passée au fournisseur. Une faute de frappe ou une erreur peut transformer accidentellement une commande de 44 à 444 articles, entraînant des dépenses énormes pour l'entreprise et des niveaux de stocks excessifs.
Une fois qu'un envoi est reçu, l'assistant aux achats doit vérifier que les articles expédiés correspondent au bon de commande en quantité et en type. Toute modification du bon de commande doit être résolue en contactant le fournisseur. L’assistant doit avoir des compétences de communication pointues pour résoudre tout malentendu concernant un envoi. Les communications avec les fournisseurs peuvent prendre la forme d’appels téléphoniques, de courriers électroniques ou de télécopies.
Une autre tâche essentielle pour un assistant aux achats consiste à trouver de nouveaux fournisseurs proposant des produits de qualité et des coûts bas. Les coûts des matériaux ont tendance à augmenter avec l’inflation, ce qui donne un prix plus élevé à l’ensemble du produit fabriqué. Les assistants achats peuvent trouver d'autres fournisseurs de matériel, via le réseau de l'industrie, pour fournir des fournitures à moindre coût. L’assistant peut même avoir une téléconférence avec ses supérieurs hiérarchiques et avec le nouveau fournisseur éventuel pour créer un accord commercial.
Selon l’industrie, l’assistant aux achats devra peut-être connaître les lois douanières du gouvernement en matière d’importation de matériaux. De nombreuses entreprises utilisent des matériaux d'autres pays, réduisant ainsi le coût des pièces essentielles. L'importation de pièces prend plus de temps que le déplacement de matériel à l'intérieur du pays, l'assistant doit donc prendre en compte le délai d'expédition supplémentaire pour éviter toute interruption de la production.
Cet assistant approuve également généralement le paiement des biens reçus. Tout litige concernant un envoi ne sera pas réglé tant que l'assistant aux achats n'aura pas résolu et approuvé l'acte de vente. L’assistant peut avoir besoin de compter physiquement les stocks de manière répétée pour résoudre les incohérences de quantité, ce qui nécessite un mouvement rapide à travers les bacs ou les entrepôts.