Que fait un assistant de soutien de programme?
Un assistant de soutien aux programmes fournit un soutien administratif et administratif complet dans le cadre d’un programme parrainé par une organisation ou une institution. En règle générale, l’assistant d’appui aux programmes fournit divers services d’appui administratif de base, tels que la gestion de la correspondance, la préparation de voyages et la tenue des dossiers. Toutefois, l’assistant d’assistance peut également assumer la responsabilité de la gestion des communications avec les clients, les recrues ou d’autres parties en dehors du programme. En outre, il peut être responsable de la rédaction de brochures, de bulletins d’information et de rapports. Dans de nombreux cas, il peut également être nécessaire que l’assistant d’appui aux programmes ait une connaissance approfondie de l’informatique, dans la mesure où il peut être responsable de la conservation des fichiers du programme et des feuilles de calcul et de la conduite de nombreuses recherches. Les responsabilités exactes varient généralement selon l'employeur et les connaissances et compétences de l'assistant.
De nombreuses organisations gouvernementales et privées parrainent une variété de programmes pouvant nécessiter les services d’employés dévoués. Bien que les programmes qui ne disposent pas de fonds importants puissent obliger les employés à effectuer leurs propres tâches administratives et de bureau, il existe dans certains cas suffisamment d’argent dans le budget pour engager un assistant de soutien aux programmes. Les qualifications requises pour ce poste varient en fonction de l’organisation d’embauche, mais de nombreux responsables de l’embauche préfèrent embaucher un assistant possédant une grande expérience des tâches administratives, de secrétariat ou de bureau. En outre, il peut être nécessaire que l'assistant de support de programme ait une expérience de travail avec différents types de logiciels bureautiques et, dans certains cas, une bonne compréhension des différentes bases de données. Le département peut s’appuyer sur l’assistant de soutien aux programmes pour effectuer un nombre considérable de travaux d’écriture et de recherche, ce qui peut signifier qu’un responsable du recrutement voudra que l’assistant soit titulaire d’un diplôme universitaire.
Dans certains contextes, un assistant de soutien au programme peut également former les employés du programme ainsi que les clients. Comme l'assistant aura généralement une connaissance approfondie des opérations et des objectifs du programme, il peut être appelé à préparer du matériel de formation et à orienter les nouveaux employés et clients vers les politiques et procédures du programme. Dans les cas où le programme a besoin de fonds, de personnel ou d’autres types de soutien supplémentaires, l’assistant peut être invité à donner son avis sur les besoins du programme et peut également être appelé à compiler de la documentation et des recherches pouvant être ajoutées. à la demande de support.
Dans de nombreux cas, un assistant de soutien au programme peut avoir des responsabilités étendues dans le domaine de la gestion des voyages et des événements. En tant que tel, il peut souvent être utile que l’assistant connaisse un peu les options de déplacement locales et la planification d’événements. L'assistant de support peut être amené à prendre des dispositions pour les billets d'avion des invités, ainsi que pour les transports locaux et l'hébergement à l'hôtel. En outre, elle peut également être amenée à travailler avec les gestionnaires de salles de réunion locales pour assurer le bon déroulement de la conférence.