Que fait un spécialiste en soutien de programme?
Les spécialistes de l'assistance aux programmes sont des personnes qui aident les programmes à fonctionner efficacement en effectuant une grande variété de fonctions administratives. Ces types de professionnels participent à l’élaboration de plans d’organisation à long terme et veillent à ce que les objectifs fixés soient atteints. Une personne qui est intéressée par devenir spécialiste de l’appui au programme doit généralement obtenir un diplôme d’associé ou un baccalauréat de quatre ans en administration des affaires et être en mesure de bien travailler de manière autonome et avec d’autres. La personne est responsable de la surveillance des dossiers du programme et de la réponse aux questions du public, en plus de générer de la correspondance et de s'acquitter d'autres tâches de bureau.
L’une des tâches principales d’un spécialiste de l’appui aux programmes consiste à tenir les dossiers avec précision. Ce type de personne a la responsabilité de veiller à ce que les documents financiers restent dans un endroit sécurisé et de s'assurer que les dépenses de l'entreprise correspondent aux fonds alloués. Il ou elle doit être à l'aise avec l'utilisation de systèmes de base de données de logiciels informatiques pour surveiller les dépenses. En outre, le spécialiste doit gérer le placement de la correspondance commerciale et des rapports.
Les personnes de ce secteur doivent également posséder de solides compétences en matière de service à la clientèle et de planification. Un spécialiste du soutien du programme répond aux demandes téléphoniques et transfère les appels téléphoniques aux autres membres du personnel du programme, si nécessaire. En outre, il doit être capable de gérer un calendrier de département pour s’assurer que les autres employés savent quand assister à diverses réunions. Ce type de professionnel prépare les installations pour les ateliers et autres événements et gère les préparatifs de voyage si nécessaire.
La capacité de produire des documents de qualité professionnelle est une autre exigence d'un travail dans ce domaine. Les personnes qui soutiennent le succès des programmes doivent pouvoir utiliser un logiciel de traitement de texte pour créer des mémos, des rapports sur diverses statistiques et même des enquêtes pour les participants aux initiatives de leur organisation. Un spécialiste de l’aide au programme crée des diapositives de présentation et conçoit même des brochures et autres supports de relations publiques pour promouvoir les projets de son entreprise. Pour cette raison, la connaissance des produits logiciels de conception informatique est essentielle.
Les rôles dans ce secteur exigent en outre que les travailleurs accomplissent une myriade d'autres tâches liées au bureau. Par exemple, un spécialiste en assistance de programme doit gérer l'inventaire de son bureau pour s'assurer que toutes les fournitures nécessaires sont disponibles. La surveillance du temps des employés et la réparation du matériel sont également des responsabilités cruciales pour ce type de professionnel. Un spécialiste doit également distribuer du courrier et effectuer des tâches de saisie de données pour son programme.